怎么写LIMS系统采购需求书？选型少走弯路

在开始联系供应商之前，建议先把实验室自己的情况整理出来。因为如果前期没有把自己的需求说清楚，最后拿到的几份方案可能看起来功能都差不多，价格却天差地别。一份LIMS系统采购需求书不需要写得特别复杂，关键是把实际业务和采购要求说清楚，后面的产品演示、报价和验收才有依据。‍‍ ‍‌ ‍​‌ ‌‌ ‍ ​ ‌‍ ‌‍

一、先整理实验室现在的情况

需求书可以先从实验室现状写起，包括实验室类型、检测领域、人员数量、样品量、现有系统、主要仪器以及CMA、CNAS等资质情况。如果是更换原来的LIMS，还要把旧系统使用了多久、目前有哪些问题、历史数据是否需要迁移写进去。涉及多地点、多实验室或者需要对接ERP、OA、MES等系统的，也应该提前说明。

这些信息看起来比较基础，但供应商只有了解实际情况，才能给出相对准确的实施方案和报价。否则前期报价很低，到了实施阶段才发现还有数据迁移、仪器接口等工作，后面容易产生新的费用。

二、功能需求按实际业务梳理

写LIMS系统采购需求书时，比较容易出现一个问题，就是把供应商产品介绍里的功能全部搬过来。这样看起来内容很多，但和自己的业务关系并不大。

更实用的做法，是按照实验室实际工作过程梳理需求。从样品接收开始，到任务分配、检测记录、结果审核、报告生成，再到样品留存和质量管理，把每个环节需要系统解决的问题列出来。

同时把需求分一下优先级。哪些功能采购后必须使用，哪些属于后续可以增加的功能，最好提前区分开。这样供应商演示时也有明确的重点，不容易被一大堆功能带着走。

三、提前说清楚仪器和接口

仪器对接经常会影响LIMS项目的实施工作，所以LIMS系统采购需求书里最好提前列出仪器品牌、型号、数量以及目前的数据输出方式。

除了仪器，还要说明有没有ERP、OA、MES或者其他业务系统需要连接。如果这些内容前期没有说明，供应商报价时可能没有完整考虑接口开发，后面再增加需求，项目周期和费用都有可能发生变化。

对于已经在使用老系统的实验室，还需要把历史数据处理要求写清楚。哪些数据必须迁移、哪些数据只需要保留查询，都可以提前确定。

四、要让供应商按自身的流程操作

供应商产品演示的时候，不建议只听对方介绍“系统有哪些功能”。可以提前准备几个真实业务场景，让供应商按照你的流程操作。

比如从样品登记开始，一直做到检测结果审核和报告生成，看看实际操作是否顺畅。对于重点关注的仪器接口、权限管理、数据追溯等功能，也可以单独要求演示。

如果供应商只能介绍功能，却无法按照具体场景说明怎么落地，那么这部分需求后面还需要进一步确认。

这也是LIMS系统采购需求书比较重要的作用：让不同供应商面对同一套需求进行响应，后面比较方案时会更加直接。

五、要看整体价格

采购LIMS不能只比较第一年的软件价格，还要把实施、数据迁移、仪器接口、培训、维护以及后续升级等费用一起考虑。

需求书里可以要求供应商分别列出软件费用、实施费用、接口费用和后续服务费用。对于需要长期使用的实验室，还可以按照3年左右的周期计算整体投入。

另外，付款节点、实施周期、质保时间、培训安排以及需求变更怎么处理，也建议提前写清楚。合同里约定得越明确，项目实施过程中越容易沟通。

六、提前定好验收标准

LIMS系统采购需求书还应该把验收要求提前确定下来。不能只写一句“系统正常运行”，而应该明确哪些业务流程需要跑通，哪些报告需要正常生成，哪些仪器需要完成数据对接。

如果涉及数据迁移，还可以要求对迁移后的数据进行抽查和核对。权限、审计记录、报告模板等重要内容，也可以列入验收范围。

对于实验室来说，采购LIMS最终还是要回到实际使用上。系统上线以后能不能按照原来的业务流程运行，工作人员能不能正常使用，这些比方案里的功能数量更值得关注。

白码LIMS采用低代码配置方式，可以根据实验室实际业务调整部分流程、表单、字段和审批节点。对于检测项目变化较多、后期还需要调整管理流程的实验室，这种配置方式可以作为采购时需要了解的一项内容。

最后再回到LIMS系统采购需求书本身，它不一定非要写成几十页的正式文件。把实验室现状、核心业务、接口和数据要求、供应商服务以及验收标准这些事情说明白，再让供应商按照同一套要求报价和演示，基本就能避免不少前期沟通问题。