实验室样品管理制度和流程 样品管理方法

实验室样品管理

一、目的

保证检测样品在运输、接收、处置、保护、存储、保留、清理或返回过程得到有效控制，保证样品完整和其标识的连续完好，满足检测工作要求。

二、适用范围

适用于公司样品从运输、接收、处置、保护、存储、保留、清理等全过程的控制。

三、职责

抽样人员负责运输途中样品完好，业务人员负责将需要检测的样品移交样品管理员，受理人员负责赋予样品編号，样品管理员负责样品的接收、标识粘贴、拍照、存储、保留、退还、清理等样品管理，检测人员负责样品检测过程的保护、标识、暂存安全性管理。

四、工作流程

1、样品的运输

样品采集、运输、贮存等过程中，应采取必要的措施防止交叉污染、环境污染和样品中固有微生物的数量及生长能力发生变化。

每份样品应独立包装，外包装容器应清洁、防漏。样品应在接近原有贮藏温度的条件下运输，需要冷藏、冷冻保存的样品，应使用能达到规定温度的保温箱进行运输。样品应尽快送达实验室检验。

对于需长途运输的样品，须参照《长途运输样品保障制度》执行。样品的储运过程中注意保证样品性能不发生变化。

2、样品的接收

送检样品接收，客户送样或营销人员转送样品均需填写《来样登记表》，受理部的样品管理员根据《产(商)品质量委托检验检测协议》(以下简称“委托协议”)核对样品(预包装产品标签)信息如下:

a)样品名称、生产日期、样品数量、包装、规格型号、商标、批号、执行标准等;

b)核查样品状态，预包装样品完整性，样品的密封性，做好样品临时标记(未取得受理编号前)防止样品混淆;

c)保存条件应符合产品标淮或标签明示保存条件;

d)危险化学品的样品包装应符合《危险化学品目录(2015版)》中相关要求或查询样品信息与产(商)品质量委托检验检测协议信息一致时，接收样品，移交“委托协议”进入受理环节;信息不一致时，将“委托协议”和样品一同退至营销入员并明确拒绝原因。

3、抽样样品接收

环境领域采样的样品直接移交科室样品管理员，科室对样品的完好性、样品信息及样品处置负责。

采样部抽样样品移交受理部的样品管理员，同时提供《商品质量抽查检验工作单》、《食品安全抽样检验抽样单》(以下统称为“抽样单”)、《样品信息汇总表》。

样品信息核对确认无误后，食品类填写《国家食品安全抽样检验样品移交确认单》，非食品类填写《样品交接单》双方签字确认。

样品管理员核对以下样品信息：

a)检查样品、封条、包装的完好性;

b)样品名称(真实属性)、抽样単编号、封条编号、样品数量(实际检样量，备份样品量)、规格型号、商标、批号、执行标准等;

c)保存条件应符合产品标准或包装明示保存条件;

d)危险化学品的样品包装应符合《危险化学品目录(2015版)》中相关要求;样品信息与《抽样单》信息一致时，接收样品，移交《抽样单》进入受理环节;信息不一致时，将《抽样单》样品一同退至采样部并明确拒绝原因。

4、样品的标识

危险性象形图标识，对于危险性化学品，根据《化学品分类和危险性象形图标识通则》、《化学品分类和危险性公示通则》，在样品显眼处粘贴，起警告、警示作用，受理人员按编号规则要求对检测样品进行唯一性编号。

样品管理员负责将样品编号标识粘贴在样品上，样品编号一直伴随着样品出入库及整个检测的全过程样品的流转：检测人员凭《检验检测业务流转单》/《任务下达单》领取样品，检测人员领取固废样品时由样品管理员双人进行监督、执行，检测人员领取、归还样品须在《样品领用登记表》签字。

环境样品流转分送样和采样，送样由受理部接样检查登记后立即移交环境室，采样直接入科室登记，标识，确保时效性。

5、样品的流转

检测人员凭《检验检测业务流转单》/《任务下达单》领取样品，检测人员领取固废样品时由样品管理员双人进行监督、执行，检测人员领取、归还样品须在《样品领用登记表》签字。环境样品流转分送样和采样，送样由受理部接样检查登记后立即移交环境室，采样直接入科室登记，标识，确保时效性。

6、样品储存

样品室的样品管理应有专人负责，限制出入。样品应分类存放，标识清楚。

样品存储环境应安全，无腐蚀，清洁干燥且通风自好，凡是标准对样品储存有环境条件要求的，必须监控。

检测科室负责检测期间的样品管理。样品完成受理后进行分类储存：预包装样品，按照标签(包装)标识进行存贮，农产品依据《国家食品安全监督抽检实施细则》执行。其中，水果、蔬菜、鲜蛋检样冷藏储存，畜禽肉、水产品检样冷冻储存，畜禽肉、水产品、水果、蔬菜备份样品冷冻储存，鲜蛋备份样品冷藏储存，豆类备份样品可常温储存。

各类不同样品的保存期限

a)自做出检验结论之日起合格样品保存三个月;

b)不合格样品保存六个月，涉及保健品备案或者注册的样品留样应当保存至样品的保质期结束：涉及固体废物鉴定类的样品保存期限不少于十二个月，保存期满样品全部退还客户;

c)环境土壤分析取用后的剩余样品保留半年、预留样品保留2年，特殊、珍稀仲裁有争议的样品永久保存;

d)易燃、品爆和有毒的危险样品应隔离存放，及时通知业务人员，业务人员负责联系客户，及时将样品退还：业务人员离职或者无法取得联系时由业务人员上级负责人进行处置。超过保存期限的样品由样品管理员进行处置;

e)食品备样储存按照《食品(含农产品)样品处置作业指导书》;

f)环境样品应根据相关监测标准或技术规范的要求，采取加保护剂、冷藏、避光、防震等保护措施，保证样品在保存、运输和制备过程中性状稳定，避免玷污、损坏和丢失，样品分区存放，并进行明确标识。

7、样品处置

a)客户需领回的样品，样品完成检测后直至报告制作完成，将剩余样品退还客户，并填写《检测样品留样登记表》明确退还原因，其中容器类、配件类、研发类、有危险等样品不留样，其余样品均应留样以供异议、争议等情况时进行结论复核;

b)固废检测类样品在保存期后全部退还客户并填写《固体废物流转表》明确备注样品退还信息，由业务人员前往样品室领取样品签字，退还客户。

c)客户不需领回的样品，样品管理负责人分类填写《检测样品处理申请表》，说明处理方式，由中心负责人审核、批准后方可进行处理。

d)处理方式：

I、食品类：保存期满后样品应按照生活垃圾处置，封条应粉碎、无法复原后同生活垃圾处置;

非食品类：有危险类和无危险类样品

有危险类样品：样品退还客户或者选择有资质公司处置。

无危险性类样品：选择有资质公司处置。处置样品时应防止污染环境及造成危害，尽可能无害化处置。

祥品管理员应及时归档保存所有样品处理纪录。客户有异议复测的样品，对检测结果有异议，需要复检的样品，样品管理负责人自收到样品调取函或者相关文件后按相关法规要求将备份样品移交复检机构，填写《复检样品确认和移交单》做好相关记录。

样品完成检测后，检验结果涉及致病菌由微生物室检验员在实验室进行高温灭菌，按照生活垃圾处置。食品或农产品兽残/农残超标等情况，检测人员保存检毕样品移交样品管理人员，报告超标结果,10倍以上超标，样品管理员可参考按照化学污染废弃物定期移交公司签的的机构处理。

8、资料管理

样品拍照要求及样品照片的保存，样品管理员对样品进行拍照。样品拍照应体现样品的原始属性、清晰、可见及样品的完整形。拍照后按照相关要求进行备份、上传。样品记录填写及保存，样品记录应清晰可见、规范性填写，定期将样品记录资料移交档案负责人处。

检测样品的保密与安全：样品管理全员严格按照与客户签订的协议或有关规定进行样品的检测、贮存和处置，严格执行《保护机密信息和所有权管理程序》，对客户的样品、附件及有关信息负保密责任。除不合格样品需要复测外，留样期内的备样不得以任何理由、任何形式地挪作他用。

白码lims实验室管理系统是一套围绕实验室认可和认证以及运作要求而设计的管理平台，旨在联通实验室运作的各个环节，打通各个环节的信息孤岛，能够优化业务流程，有效提升实验室运作效率，降低人力成本以及避免错误，提升检验质量，提高分析结果。

联系白码科技工程师：020-88520693，为您提供实验室信息管理系统解决方案。

白码LIMS系统不仅仅是跟踪样品信息、科学数据和结果。它可让您主动管理从仪器维护和样品到人员和耗材的整个实验室流程。LIMS管理实验室样品和相关数据、标准化处理工作流程、减少人为错误并提高了效率。