评估ERP系统的五个步骤 ERP系统评估指南

ERP系统

· 2023-02-06

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ERP系统

一套完善的ERP管理系统,实现了从采购入库到销售出库以及应收应付的完整流程,帮助解决企业发展壁垒,提高自身的核心竞争力。

有数百种 ERP 系统可供选择,具有广泛的功能、优势、劣势、适用性和价格。虽然系统的选择似乎令人生畏,但系统的 ERP 系统比较过程可以引导您的团队在合理的时间内做出正确的决定。可以更快地享受现代 ERP 系统的好处,并在数字世界中更有效地竞争。

评估ERP系统的五个步骤   ERP系统评估指南


一旦公司决定更换其遗留ERP管理系统,第一步就是组建一个 项目团队 来推动 ERP 软件比较、选择和实施过程。团队通过制定初始计划开始工作——在这个阶段这实际上更像是一个总体战略。ERP供应商选择过程可以概括为以下五个步骤:

1.ERP需求定义

您将需要告诉您的潜在 ERP 供应商有关您的组织及其对他们正确配置、打包和定价适当解决方案的需求。首先确定讲述贵公司故事的关键在线资源,例如产品演示和博客。以一般方式描述您的业务及其流程,而不是创建一长串特定要求和流程。

告诉潜在供应商您的业务规模、活动量和交易量、各种流程的复杂性以及任何独特的特征或因素。专注于为您的企业带来竞争优势的流程和要求。这些是将预期系统彼此区分开来的东西,您将在其中仔细观察每个系统的配置情况,以支持这些独特的流程和功能。让合适的人加入您的项目团队。 需求的规范是一项艰苦的工作。它需要献身于组织、了解公司并有时间投入到项目中的团队成员。避免让热情但缺乏经验的人组成团队的诱惑。

2. ERP 征求建议书

下一步涉及向一组选定的供应商发出响应邀请。您应发出的邀请函数量会有所不同——但请记住,您需要对每份发出的邀请函进行详细审查。经验表明,潜在提供者的数量越少,提供的信息越详细,响应就越好。最好为您的短名单确定十几个(或更少)最佳候选人。经验表明,潜在提供者的数量越少,提供的信息越详细,响应就越好。

作为回应,ERP 供应商应该提出一个系统,该系统提供必要的功能和特性以满足您确定的要求。这些提案还将包含有关他们的公司、产品、业务经验的信息、他们将为您的实施承诺的资源以及旨在赢得您的信任(从而赢得您的业务)的其他信息。那么,您如何确定十几个(或更少)候选人以集中精力进行选择?您如何将数百家 ERP 供应商的名单缩减为少数?从以“ERP 成功案例”为特色的行业出版物开始。(请注意,这些出版物可能不会告诉您困难或失败,因此请正确看待这些信息)。使用您的行业联系人(例如协会和商业团体)来确定可能最近有过选择和实施 ERP 经验的其他专业人员。


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还有许多在线目录、选择工具和系统选择服务可以帮助您确定具有您需要的功能和/或在您的行业中具有经验的软件。对于个性化的建议,您可以与您的会计师事务所的咨询分支机构签订合同,或者在您当地和/或您的行业中寻找独立的咨询资源。请务必检查他们的背景和从属关系,以确保他们真正独立,并且与一个或多个 ERP 提供商没有关联。

您可以选择包括某些出于其他原因感兴趣的 ERP 系统供应商。也许您的一个或多个更大和更重要的客户使用 ERP 系统并鼓励您使用相同的系统。或者您的公司可能是在给定 ERP 平台上“标准化”的大型企业或行业集团的一部分。从推荐的供应商那里获得建议,并在做出决定时对所有建议进行公平公正的评估。

3. 初剪ERP评价

评估分两个阶段进行。在第一阶段,所有提案都将被评估,以了解它们与您的环境和要求的匹配程度,如您的 RFP 中概述的那样。此时的目标是消除那些不符合您的标准的人,并对那些似乎符合要求的人进行排名。结果是最佳建议的简短列表。这些,而且只有这些,将在最终选择之前接受详细评估。

如果您有很多回复需要审核,细节往往会变得模糊,让人很难记住哪些 RFP 回复特别强(或弱)以及在哪些领域。数字评分量表可以帮助您保持一切正常并记录您的决策过程。以下是一些可以在此文档步骤中帮助您的更多提示:


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  • 设置表格或电子表格,以便审阅者可以根据您在 RFP 中指定的主要标准对每个提案进行评级。让每个审阅者为每个评估标准分配一个数字等级(等级可以是一到十、一到五、一到三,或您认为合适的任何粒度级别)。您可以根据需要拥有任意数量的审阅者。

  • 留出空间用于注释和任何关于跟进响应的问题。您可能希望在此阶段要求澄清或等到对入围提案进行详细评估。根据功能或流程对您的业务的重要性为每个标准分配权重。

  • 将每个评审员给出的分数乘以每个标准的权重,并计算每个供应商的总分。大多数情况下,会有几个人排在排名靠前的位置,一群人在排名中稍靠后一些,还有一些人没有晋级。您现在应该有了最终入围名单——最好是三到五名候选人——以进行最终评估。

4.ERP对比及详细评价

一旦您确定了三到五个入围者,就该着手验证他们的声明和验证参考资料了。如何开始您的 ERP 评估:

  • 与每个潜在的供应商取得联系并告诉他们好消息:他们进入了候选名单!

  • 在某些情况下,您还可以要求他们完善他们的建议。

  • 与系统的现有用户交谈(或访问),最好是在您所在的行业(或类似市场)并且接近您的公司规模。

  • 如果供应商尚未提供参考,请确保参考安全。

5、ERP选型与签约

完成详细评估后,您可能会发现有两三个供应商符合您的标准。选择您认为最能满足您当前和未来需求的一个——但不要忽视其他的。相反,让他们知道他们是合适的,但不是你的第一选择;如果您与最佳候选人的谈判没有按计划进行,这就为您敞开了大门。现在,您可以开始与最佳候选人协商合同细节。大多数公司都知道这一步“应该如何运作”。但与 ERP 评估和选择过程中的其他步骤一样,您可能会在这里遇到一些意外。


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在谈判中权力在你这一边。但是,最好将供应商视为您公司未来成功的合作伙伴,而不是谈判中的对手。旨在达成公平交易,使双方都有动力使系统有效到位并有效运行。系统实施和持续支持的每个方面都应该进行讨论和记录——详细说明价格、负责人,以及在某些情况下所需的时间。合同内容很多,包括(但不限于):

  • 硬件和软件的初始购买、租赁或许可

  • 实施硬件和软件(指定什么是“实施”)

  • 会议室试点的费用和时间(软件付费前后)

  • 初始和持续培训成本

  • 硬件和软件的持续维护支持(以及在什么级别)

  • 数据转换和集成到其他系统

  • 网络和安全

  • 自定义(初始和未来版本)

ERP管理系统为不同规模行业的企业提供ERP系统服务,如国家电网、深水检测,将企业实际管理需求与先进信息技术完美结合,打造企业全程一体化管理体系,打破各部门、各区域、各系统之间沟通和协作的壁垒,建立规范、灵捷、高效的业务流程,实现销售、客户、项目、生产、库存、采购、人资、财务、办公等所有环节全程无缝管理,确保了数据信息在传递过程中的准确性、时效性和有效性,帮助企业快速反应、紧密协作、良好运营、更快推进业务发展,全面提升核心竞争力。

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