是时候进行 ERP 升级了吗 更换遗留ERP系统的指南

ERP系统

· 2023-02-06

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ERP系统

一套完善的ERP管理系统,实现了从采购入库到销售出库以及应收应付的完整流程,帮助解决企业发展壁垒,提高自身的核心竞争力。

是时候升级 ERP 了吗?你可能没有被直接问过这些问题,但你可能已经问过自己这个问题,如果不是明确的话。是否有一点点怀疑您的系统在某些方面更好?持续评估系统性能并确定需要改进的领域或在可预见的未来可能成为问题的新问题都是良好的管理实践。

是时候进行 ERP 升级了吗  更换遗留ERP系统的指南

有完美的ERP系统吗?

最简洁的答案是不。” 即使在特定时刻针对您的特定需求存在完美的系统,这些需求也在不断变化。因此,最好掌握一切,了解您的 ERP 对当前需求的支持程度,并确定可能导致问题的趋势。

您当前的 ERP 软件是否让您失望?

总之,让您的遗留 ERP 系统保持最新状态。但也要密切关注系统性能。需求和要求会发生变化,您需要确保您的系统真正支持您的公司和客户的需求。上述自我评估可能有助于确定不足和关注的领域,包括以下内容:

  • 您的系统无法满足新要求或限制新计划。

  • 它不支持新的技术或要求,或者只支持困难、高成本和延迟。供应商合并新特性和功能的速度很慢。

  • 这些功能难以学习和使用,并且抑制而不是支持效率。

  • 响应时间非常缓慢。信息的存储和检索不充分、繁琐,或者根本无法满足当今不断增长的需求。

  • 该系统成本高昂且难以维护和支持,并且您的供应商没有提供足够的支持。

  • 如果您的系统确实是一个遗留的 ERP,供应商的支持越来越少,或者技术支持越来越少,那么随着系统变得越来越过时和不可靠,知识渊博的程序员和分析师无疑会变得更加昂贵和难以找到。

这些问题可能会缓慢演变并长期未被识别。然后,突然之间,很明显系统的缺陷正在导致严重的业务问题——需要采取一些措施。

你在 ERP 上花了多少钱?

当许多公司进行分析并发现保持现有 ERP 系统正常运行的真正成本时,他们感到很惊讶。这听起来可能很奇怪,因为中型公司通常会非常密切地关注支出,将其作为日常管理职责的一部分。但区分与 ERP 相关的直接和间接成本并不总是那么容易。


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除了向软件供应商和硬件供应商支付的月费和年费外,您的各种服务提供商(例如,硬件服务、咨询或网络)的服务和支持还会持续产生费用。如果您检测到(或怀疑)可能需要更新或增强功能来解决上述现有或预期的问题,请确保将更新成本包括在内。

还要考虑直接的内部 IT 部门成本,包括工资和福利、空间、公用事业和用品。尝试将直接支持您的 ERP 的那些分开。请记住,在您升级和实施新系统后,至少其中一些成本会保留下来,尤其是当您将传统的内部部署系统替换为另一个内部部署系统时。基于云的软件即服务 (SaaS) 的成本结构不同,但您仍然需要一个比较点来做出合理的决定,是继续使用现有系统、开始 ERP 升级,还是追求传统系统更换。

白码ERP的价格也是国内产品中性价比最高的几个产品之一,支持私有部署、定制化开发、SaaS等购买方案。

不仅提供ERP操作文档,白码数字化团队还会协助企业进行搭建,并进行相应地培训,确保ERP系统能够正常使用,并达到预期效果。企业遇到的问题,服务团队都会很快地响应并提出解决办法,这也是白码ERP备受用户认可的主要原因。


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新系统的成本是多少?

您是否担心更换新 ERP 系统的潜在成本?这是可以理解的。新的 ERP 系统可能是公司在特定年份对非生产设备的较大支出之一。然而,从可获得的好处的角度来看,并与目前为维护当前系统所花费的金额相比,大多数公司发现成本是完全合理和合理的。记住要考虑生命周期成本——一段时间内的总成本,比如五到七年。在查看购买和实施替换系统的成本时,请注意硬件和软件许可成本只是等式的一部分。您还应该在评估中包括以下内容:

  • 网络和外围设备,如条形码扫描仪、远程输入站、移动设备和客户端软件以及支持。

  • 新系统的数据转换和数据输入以及存档和访问历史记录的规定。

  • 灾难准备,包括备份或故障转移系统、数据恢复资源、冗余连接和通信。

  • 对ERP 实施团队 和 所有 未来用户的教育和培训 。(这非常重要。不要在这里吝啬。)

  • 新的工作流程开发和文档。

  • 实施协助。主要系统供应商的服务包中可能会包含一定程度的帮助,但对于所列的部分或全部项目,您可能希望从供应商、外部顾问、您的会计师事务所或其他人处获得额外帮助多于。

  • 在实施过程中以加班的形式给您的员工带来额外负担,雇用临时工协助完成日常工作,以便他们有时间从事实施工作,或者奖金和其他激励措施来保持员工的积极性。

请注意,基于云的 SaaS 系统的成本结构与传统的购买和实施、内部部署方法有很大不同。使用 SaaS,硬件的前期成本很少或没有,因为它本质上是一种订阅情况。但是 SaaS 合同通常还包括大量的维护和支持成本,因此您的持续内部 IT 成本将大大降低。大多数公司发现,在五到七年内,SaaS 的总成本可能低于购买和内部支持的总成本。

当您权衡是保留现有系统还是寻找替代系统时,请考虑权衡。使用新的 ERP 解决方案,您将获得现代化的用户界面、额外的特性和功能,并增强您的竞争优势,而如果您保留旧系统,则会限制您保持敏捷性、生产力和竞争力的能力。虽然您的主要目的不是节省成本,但现代 ERP 的成功案例表明,迁移到新系统的好处通常成本更低,而且超过实施升级的费用。

您如何在财务上证明新 ERP 系统的合理性?

在做出这种规模的决策时,大多数公司都需要以 投资回报 (ROI) 声明的形式进行成本效益分析。成本方面很简单,如上所述将预期成本相加。在收益方面,很可能会直接节省 IT 成本,但列举主要收益需要公司设想该系统将如何改变工作场所并实现更高的性能、更高的生产力和更好的客户服务。


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  • 改进的性能: 许多 ERP 系统项目在很大程度上可以预期提高效率(直接减少劳动力)和节省成本(包括但不限于减少库存),这是正确的,因为这些在许多成功的项目中都是巨大的回报收益ERP实施。但是请注意,该系统仅存在于您的公司中并不会创造这些好处。该系统以这样一种方式组织、分析和呈现数据,使管理人员可以更好地利用人员并做出更好的决策,这将产生巨大的收益。当您为用户培训和改进程序的实施制定预算时,请记住这一点。

  • 更好的客户服务: 这些好处不那么直接,但更有价值。通过更好地服务客户,理论上您可以增加销售额和利润,增加市场份额,甚至可能增加利润,因为良好的客户服务可以在不增加产品本身成本的情况下为客户增加价值。在某些情况下,客户服务改进成为生存需求,因为当新客户或优秀客户期望电子订购或增强电子报告等功能时,您的 ERP 系统需要提供。

  • 工作场所的变化: 今天的系统是为可用性(UX 或用户体验是当前的流行语)而设计的,以便快速轻松地访问信息。因为每个用户的工作和工作流程都是独一无二的,所以今天的系统经过高度定制,可以为每个用户提供最高效、最舒适的工作屏幕和流程。为了获得此收益,应考虑避免成本而不是降低成本。这种提高的效率将帮助现有员工在不招聘新员工的情况下做更多的事情并处理更多的业务。以减少员工人数为基础来证明该系统的合理性是不可取的——它可能不会发生,失业的前景也不会激励员工接受该系统并帮助它取得成功。

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