文件管理系统都有什么好处?

吴忧

· 2020-06-17

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无论是电子文件还是纸质文件,对于任何企业都是必不可少的组成部分。有时从多个来源管理业务信息可能是一项艰巨的任务。根据公司的性质,可同时捕获,存储和检索纸质和电子文档的文档管理(DM)解决方案可以为您的组织带来许多关键利益。

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文件管理系统的好处有哪些?

1.减少存储空间

商业财产成本在增加,存储纸质文件的费用也在增加。基于软件的文档管理解决方案(DMS)可以减少对文件柜,文件箱和存储箱的需求,对任何企业而言都是宝贵的资产,可以释放宝贵的办公空间。必须保留为硬拷贝的文档通常可以存储在不太昂贵的位置,例如异地仓库或保管库。

2.增强的安全性

文件安全性对许多企业至关重要。DMS可以更好地控制敏感文档。可以在文件夹级别为不同的组或个人控制对文档的访问。此外,DMS还会留下审核线索,包括谁查看了文档,何时访问文档以及文档的修改方式。托管文档具有很高的可追溯性,可以对其进行标记以实现自动警报。

3.改善合规性

某些文档的合规性要求可能非常复杂。不符合规定可能导致罚款,吊销执照,在某些情况下还应承担刑事责任。DMS可以降低违规风险。例如,记录保留时间表可以自动执行,新文档可以更轻松地分类和存储。

4.更容易检索

搜索和检索文档非常耗时-我们都知道时间就是金钱。实际上,查找错误提交的文档和复制丢失的文档与纸质文档平均处理时间有关的成本。专业人员花费大量的时间来寻找信息,却只需要短时间阅读的信息。针对您的企业的文档管理解决方案可以是功能强大且节省时间的工具。根据白码实施的无代码解决方案,DMS可以按文档中的单词或短语检索文件-全文搜索,或者DMS可以将索引类别应用于文档或文件夹。与业务应用程序的更轻松集成有助于访问关键信息。DMS还提供了远程访问文档的机会。只要有互联网连接,就可以从几乎任何地方访问文档。

5.更好的协作

借助DMS,信息共享和协作将变得更加容易。可以从多个位置访问从不同来源捕获的文档。电子成像使通过电子邮件或在网络上共享文档成为可能。DMS提供了对业务流程的更大可见性,并且可以实现更好的工作流监视。可以允许和监视外部用户的授权访问。DMS还提供了版本控制功能,该功能允许在需要时恢复同一文档的旧版本。

6.更好的备份和灾难恢复

任何文档管理解决方案都应包括数据备份和灾难恢复计划。使用数字归档作为备份,可以保护纸质文档免受火灾,洪水和其他灾难的影响。使用DMS,文档可高度跟踪,并且可以在一系列条件下进行跟踪。

另外,由于成像文档集中存储,因此在查看后不会丢失或放错位置。文档不太可能被误提交,如果这样,则使用交叉索引可以更轻松地找到它们。可以在文档进入系统时对其进行数字化和存档。

7.无形资产

文档管理系统的无形收益仅包括:灵活性、竞争力、改善客户关系、内心的平静,时间是宝贵的,节省时间是DMS的绝对优势,它通常可以直接转化为提高生产率。更快,更有效的文档检索可以提高员工士气并提高客户满意度。此外,文档管理解决方案具有可扩展性,可以满足任何企业不断变化的需求。

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