访客管理系统都有哪些作用

吴忧

· 2020-06-16

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访客管理

实用的访客管理系统,可以记录园区内公司的基础信息,对来园区进行临时工作、预约拜访等类型的访问做好登记。

很多时候访客到达您的办公室时,没有人员接待,或者其它员工没有很大的耐心去接待访客,给访客带来不好的印象。这些简单的场景每天在全球各地的办公室中发生。他们说明了访客管理的必要性。本文介绍了什么是访客管理系统以及为什么今天有这么多企业使用此技术。


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1.什么是访客管理系统?

访客管理是跟踪进入建筑物或办公室的每个人的过程。访客可能是客户,送货员,求职者,承包商,顾问或CEO的第三任表亲被两次移走。本质上,任何不是正式全职员工的人都是访客。一个访客管理系统是用于跟踪正式的方式人次的技术,使用无代码开发访客管理可以轻松帮你实现。

访客管理系统的好处:办公效率

访客管理系统旨在解决与办公效率相关的两个主要挑战:太多的打扰和接待员被困在办公桌前。在没有专职接待员的办公室中,打扰是一个很大的问题。典型的上班族每11分钟被打扰一次。此外,中断后需要25分钟才能恢复到任务状态。显然,这种数学方法不能很好地提高生产率。不让您的员工遭受“最近门综合症”的折磨,才能提高工作效率,促进企业的发展。

访客管理系统的好处:办公室安全

访客管理系统可帮助应对与信息安全,访客隐私,紧急疏散计划和法规遵从性相关的挑战。您使用机密文件吗?知识产权?商业机密?您是否希望有人漫步到您的办公室并发现您公司的秘密资料?当然不是。您的大厅在办公室安全中起着重要作用。这包括确保公司信息的安全。访客管理系统可以提供帮助。

访客管理系统的好处:品牌形象

收益的最后一组关键是围绕公司的品牌形象。具体来说,访客管理系统可帮助您创造良好的第一印象,并确保您拥有的品牌形象是您想要的。

通常,当访客进入您的办公室时,他们正在对您的公司产生至关重要的第一印象。如果他们及时得到欢迎并感到欢迎,他们的第一印象将是积极的。如果他们感到被忽视或迷失,那印象就会受到损害。访客管理系统可以帮助您给人留下深刻的第一印象,即使当访客走进门时,那里没有接待员。它欢迎他们到您的办公室,并帮助他们立即与他们在那里见到的任何人联系。

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访客管理的未来

访客管理系统可能会更加的普遍,在未来几年中,数字访客管理系统将成为常态,书面签到表将完全从办公室消失。下一个主要发展将是能够扫描访客ID(如驾驶执照)并与物理安全系统(如钥匙卡访问控制)集成。有了物理安全性之后,访客管理系统将开始与其他办公室管理工具(如会议室日程安排应用程序)集成。结果将是您用于将人员转移到办公室内外的所有工具之间的无缝通信。


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