你真的了解IT资产管理系统(ITAM)吗?

冰糖

· 2022-01-28

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资产管理

资产管理

资产管理系统可以规范化、高效地对资产进行管理,越来越多的企业选择引入资产管理系统来管理固定资产和办公耗材的领用、归还、维修和报废。

过去,IT部门能够控制自己域内的资产。现在,IT资产管理系统远远超出了带有官方IT批准印章的硬件。基于订阅的软件和员工期望通过市场和应用商店定制他们使用的工具,这带来了新的资产管理挑战。现代团队的工作方式要求 IT 团队具有灵活性并调整其资产管理流程以最好地支持业务。

什么是IT资产管理系统(ITAM)?

IT资产管理系统(也称为ITAM)是确保在时机成熟时对组织资产进行核算、部署、维护、升级和处置的过程。简而言之,它确保贵组织中的有形和无形的有价值的物品得到跟踪和使用。  

那么,什么是IT资产?简单地说,IT资产包括硬件、软件系统或组织重视的信息。在IT部门,最重要的一些资产是帮助构建、销售和支持的软件和托管它的服务器的计算机和软件许可证。IT资产具有有限的使用期限。为了最大限度地提高组织可以从中产生的价值,可以主动管理IT资产生命周期。每个组织都可以定义该生命周期的独特阶段,但它们通常包括规划、采购、部署、维护和退役。IT资产管理的一个重要部分是在所有生命周期阶段应用流程,以了解总拥有成本并优化资产的使用。

随着各个团队努力使用最适合其需求的工具,资产管理成为组织整体战略中更为重要的部分,并提供最新信息以降低风险和成本。在优化预算、支持生命周期管理和做出影响整个组织的决策时,资产管理流程创建了单一的事实来源。

为什么IT资产管理系统很重要?

提供单一的事实来源

很多时候,资产会被大量不同的人在大量不同的地方进行跟踪。没有一个人拥有任何东西,也没有一个工具可以收集和集中信息。自然地,混乱和不准确随之而来。很难做出明智的决定。甚至有些公司雇用人员只是为了跟踪IT资产。系统应该做这项工作。IT员工无需将时间和精力放在跟踪工件、监控使用情况和理解依赖关系上,可以将更多精力放在对组织最重要的事情上。资产管理带来秩序,并为IT团队、管理层以及最终为整个组织提供单一的事实来源。

IT资产管理系统

提高利用率和消除浪费

IT资产管理系统使信息保持更新,因此团队可以消除浪费并提高利用率。它通过帮助避免不必要的购买以及削减许可和支持成本来节省资金。加强控制还可以强制遵守安全和法律政策并降低风险。对成本和生产力的积极影响使整个组织受益。

在不影响可靠性的情况下提高生产力

随着数字化转型改变了组织的运营方式,现代资产管理远远超出了跟踪笔记本电脑和鼠标的范围。IT资产管理系统在不影响可靠性的情况下快速有效地交付新功能和服务。有效的资产管理可以使组织能够管理他们对按需服务的使用。通过增强控制、可见性和分配的责任,团队可以减少过度消耗,包括过度配置和空闲实例,避免不必要的成本。

支持跨组织的团队

IT资产管理系统对于支持ITIL流程至关重要,包括变更、事件和问题管理。IT 团队使整个组织能够获得更多创新并更快地交付价值。借助触手可及的正确数据,团队可以快速行动并在变化发生之前预测变化的影响。通过民主化获取洞察力,组织获得竞争优势,更快地交付价值。任何试图跟上现代创新步伐的组织都需要在控制、跟踪和掌握 IT 数据方面制定战略。

如何选择IT资产管理软件

当您开始考虑不同的资产管理软件供应商时,首先要评估为什么需要改进资产管理方法。以下是一些常见迹象,表明您已准备好使用IT资产管理系统:

节省更多资金

随着对软件、基础设施和平台服务的依赖不断增加,削减成本的关键之一是优化这些服务的支出。手动优化复杂的许可证是劳动密集型的;它需要专业知识并且无法扩展。较大的企业将需要IT资产管理系统。IT资产管理系统可以自动化、加速和改进手动流程。它可以比手动选择支付红利,而且通常可以为自己买单。

摆脱依赖电子表格

电子表格仍然是公司开始跟踪他们拥有的最常见的方式之一。你以为他们保持准确很长时间吗?不可能。一家价值200万美元的公司使用电子表格来跟踪其资产,每年可能在“幽灵资产”上花费高达50,000美元,或者他们在总账中支付和核算但实际丢失的项目。而IT资产管理系统基于云服务的整合数据,能够帮助解决电子表格带来的局限性。

很难跟上公司变化的步伐

今天有五款新耳机到货。四名员工的笔记本电脑在塔斯卡卢萨的一家餐馆被盗。下个月,租赁公司将有 10 台打印机更换为新型号,之后的一个月将更换 14 台笔记本电脑。如果您需要一名员工(即使是兼职员工)来跟踪所有事情,您需要一个基本系统来简化工作。

规避不必要的风险

越来越多的应用程序、许可证和其他 IT 资产在中央 IT 团队不知情的情况下被购买、管理和使用。使协作更容易的软件可以使 IT 保持在循环中,使其他团队更有效率,并避免风险和不必要的成本。

IT资产管理系统(ITAM)

选择合适的IT资产管理系统

一旦您知道时机成熟,考虑为您的组织实施新的资产管理方法会是什么样子,将有助于进一步明确哪种软件最能满足您的需求。进行资产盘点是更好地了解在哪里以及您的成本的第一步。从那里,可以映射资产生命周期并与您的财务部门一起评估成本。更高级的IT资产管理系统超越了这一步骤,并自动执行日常资产管理任务,减少了 IT 团队在支持任务上花费的精力,因此他们可以专注于更高级别的工作。

协作也是有效IT资产管理系统的重要组成部分。协作工具不是在暗中进行采购,而是让员工轻松提出请求,并让采购等其他团队轻松评论和批准采购,改进资产请求的接收流程大大提高了 IT 团队的可见性。IT资产管理系统为 IT团队提供重要环境,以提供更好的服务。

随着 IT 的不断发展,对关键服务的依赖越来越多地转向供应商,并且有必要跟踪日益动态的云环境中的变化,资产管理正在适应。选择能够最好地实现协作并支持您的服务管理实践的工具非常重要。

每个组织都是不同的。也许您需要在整个企业中映射复杂的依赖关系。您可能希望记录无形资产,例如许可证和合规文件,以降低风险。也许您的要求更简单,并且涉及跟踪计算机库存。幸运的是,IT资产管理系统种类繁多,从灵活且经济实惠的集成,到复杂的高成本解决方案,无论您使用轻量级跟踪器还是企业级系统,最重要的考虑因素是找到最适合您的独特用例的选项。

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