提升采购可见性和效率的六大步骤 提高采购效率的关键因素

采购管理系统

· 2024-02-10

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采购管理系统

通过白码采购管理系统,帮助改进企业采购管理,缩短业务管理周期时间,减低企业采购成本,提升采购质量和现金管理水平,助力企业打造绿色智能供应链,并且自动记录供应商基本信息、履约情况、评估、等级等信息。

您组织的采购策略的可见性和效率越高,您的公司就会变得越高效。这是因为可见性使组织能够节省以前用于讨论每个合同状态的大量时间。

  利益相关者不必追踪经理来了解某些合同的进展情况,而是可以在团队每个成员都可以访问的中央存储库中轻松获得该信息。这种简化的方法使参与该流程的每个员工都能腾出大量时间,然后可以投入到其他紧迫的事务上。它还允许利益相关者轻松确定不同部门的哪些其他员工正在从事同一项目,这应该会提高效率。

  

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  此外,透明的采购流程使组织能够更深入地了解其预算。有了更多可用信息,公司就可以自信地做出更明智的决策。但公司究竟如何提高采购流程的可见性呢?这六个步骤应该让您朝着正确的方向前进。

  1. 供应商管理

  您依赖供应商和供应商提供将您的业务提升到新水平所需的材料和服务。但仅仅因为你是削减支票的人并不意味着你必须盲目接受每个供应商的条款。通过将 供应商管理作为重中之重,您可以优化采购流程,同时降低风险。例如,如果某个供应商延迟了多次发货,那么您最好寻找其他选择。您与供应商建立和维持的关系越好,您就越有可能谈判出更好的交易,并最终提高您的利润。

  2.停止使用纸质订单

  

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  许多公司已将其业务流程迁移到数字世界。然而,一些人仍在使用过时的方法来满足他们的需求。如果您是仍然依赖纸质订单和手动输入进行采购的公司之一,请尽快更新您的流程。这样,您就不必费力寻找丢失的采购订单等。您可以通过电子方式发送纸张,而不必亲自将纸张传递给另一个部门,从而节省时间,同时降低丢失任何内容的可能性。

  3. 通过完整的审计跟踪以电子方式管理订单

  一旦您放弃了纸质流程,您就可以利用新的电子采购系统,该系统使您能够轻松监控订单状态。最好的系统具有三向匹配功能,使您能够快速确定收到的发票是否与采购订单和客户的收据匹配。三向匹配让会计和采购人员高枕无忧,因为他们知道订单已完成,一切都按计划和广告中的方式到达。在进行审核时,您的团队将准备好易于访问且准确的所有匹配记录。

  4. 雇用合适的人

  效率始于让合适的人到位。您的团队越有才华,就越容易优化您的采购流程。随着公司越来越认识到可见采购流程可以节省成本并带来机会,人才争夺战正在升温。为此,组织正在 向其采购团队添加数据科学家、数据分析师和财务分析师。这些人可以通过优化和组织您拥有的信息(结构化和非结构化数据集)来帮助您整理数据仓库。完成后,他们可以研究您的数据并使用预测分析来充分理解数据并就未来做出明智的决策,从而提高您的采购流程的效率。

  

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  5. 投资培训和支持

  将最聪明的人才加入您的团队是一个良好的开始。但这本身并不会把你带到你想要的组织所在的地方。您需要培训采购团队的每位成员,以确保他们熟悉最新的工具和技术,并具备在其岗位上蓬勃发展所需的技能。由于技术的发展和行业的变化,请定期进行培训投资。有了正确的工具以及如何使用它们的正确知识,您的团队就会变得更加高效和有效。

  6. 整个组织内的协作

  两个头脑比一个头脑好。三个甚至更好。这就是为什么企业 越来越重视整个组织的协作。参与制定采购流程的利益相关者越多,您的组织就越有可能开发出最高效的采购流程。管理者应该鼓励他们的团队定期分享他们的想法并提出他们的担忧。这样,一旦有人找到更好的做事方法,您就可以立即改进您的流程。

  总结

  

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  虽然改进采购流程以提高可见性和效率可能需要一些时间,但利用白码采购管理系统,并将这六项建议作为您部门的首要任务。能充分发挥团队潜力、为组织增加价值以及对公司盈利产生直接影响。

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