中小学固定资产管理信息系统解决方案

小包

· 2021-10-26

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资产管理系统

资产管理系统可以规范化、高效地对资产进行管理,越来越多的企业选择引入资产管理系统来管理固定资产和办公耗材的领用、归还、维修和报废。

在学校实施资产管理使学校资产管理者、管理人员和教师能够确保资产对每个学生和教职员工的可用性。通过选择正确的资产管理工具,中小学能够最大限度地提高对日常运营至关重要的资产的可用性。

中小学资产管理系统

什么是中小学资产管理系统?

所有组织都拥有需要监控、维护和管理的重要资产,但我们不只是在谈论股票和股票。从笔记本电脑和书籍到课桌椅,学校有数百种物理和虚拟物品需要以某种方式进行管理。

大多数学校都会保留某种清单,但在纸上或Excel电子表格上做这件事很耗时,而且相当无聊。把时间花在做其他事情上难道不是更好吗?如果您着火并丢失了库存怎么办?你有备份吗?

中小学资产管理系统软件使您能够掌控学校拥有和负责的一切,但资产管理实际上涉及什么?

硬资产和软资产

中小学资产管理系统软件涉及监控和记录两种类型的资产:硬资产和软资产。硬资产是指学校拥有或维护的任何实物,例如钥匙、笔记本电脑、书籍和学校小巴。

另一方面,软资产是需要监控和维护的重要文件或程序。这可能包括检查文件、消防程序或财务文件。大多数组织都想管理他们的硬资产,但他们往往忘记了他们的软资产。但是,如果不定期备份或维护这些内容,您的学校可能会遇到真正的麻烦,并可能产生巨大的影响。

中小学资产管理软件如何工作?它能做什么?

您可以选择手动监控和管理每个软资产和硬资产,但这是一项耗时的任务,通常会产生不准确和不完整的项目列表。资产管理软件可让您监控每一个重要项目;看看它在哪里,它的财务价值,甚至它是否应该更新或更换。

如果您忘记执行这些关键任务,学校可能会面临一些严重的罚款。此外,了解您拥有的每项资产的生命周期也很重要。这些新iPad什么时候需要更换?学生们使用那个版本的Windows多久了?了解这些问题的答案至关重要,否则您的技术可能会毫无预警地崩溃。

教师在缺乏资源的情况下将无法正常工作,如果学校没有足够的预算,旧资产也不会立即更换。中小学资产管理系统软件可以帮助您为未来做好准备,并记录过去和现在。

教师或学生借用学校财产(例如书籍或平板电脑)的情况并不少见,但很难监控谁拥有什么以及何时拥有。如果你不记录谁在借什么,你很可能会“失去”很多借出的资产——这是一个代价高昂的错误。中小学资产管理系统软件让这一切变得简单;您甚至可以记录您预计物品何时会被退回,并追查任何超过到期日的人。

中小学固定资产管理系统

在中小学校实施资产管理的好处

提高记录保存的准确性

在整个校园内跟踪设备、文件和记录所需的文书工作量可能是巨大的。但是,正确的学校资产管理工具可以提供为所有基本资产构建中央数据存储库所需的功能。这对于在发生火灾或损坏时保护和备份数据也至关重要,火灾或损坏可能会破坏基于纸张的资产管理系统,并导致提交保险索赔时出现复杂情况和延误。

避免在重复资产上花费

访问学校的资产登记册可以减少对现有设备的支出。例如,老师可能会要求他们的教室需要更多的椅子。但是,通过查看数据,他们能够看到其他部门没有使用的一些椅子。与其购买更多的椅子,他们还可以将它们从一个部门转移到另一个部门,在那里它们可以发挥更大的作用。

通过准确跟踪支出来坚持预算

通过使用正确的工具,学校能够管理和跟踪每个教职部门的支出请求。这可以是学校咖啡厅的托盘和餐具等要求,也可以是图书馆工作人员提供的更多书籍和桌面。无论有什么要求,这些要求都需要与教育部或当地地区设定的预算保持一致。

降低盗窃或被盗资产的风险

由于学校运营需要与严格的预算保持一致,更换丢失和被盗的资产可能会成为财务上的难题。然而,通过利用学校资产管理的跟踪和标记功能,可以减少对重要教育资产的盗窃。例如,如果找不到教室投影仪,教师可以查看数据,查看上次看到它的位置以及上次使用它的人。

减少人工资产审计的数量

通过访问实时资产登记册,工作人员能够了解可供他们使用的设备的位置和数量。这意味着不再需要对需要大量时间和资源的资产手动审计的持续需求。

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