采购审批管理系统和采购订单管理系统有什么区别？

随着企业的扩张和订单量的增加，管理内部和外部通信、费用和采购细节变得很麻烦。如果没有适当的采购管理系统，各部门可能会错误处理资金并扰乱采购流程。通过强制采购申请和订单，采购和财务部门可以保持对流出资金和预算的控制。各部门需要了解每种表格的使用方式以及它如何增强采购流程。

什么是采购审批管理系统？

采购申请或采购申请表是为申请采购订单而填写的文件。作为采购流程的第一步，采购申请是采购供应、服务和启动采购所必需的。公司的采购部门起草一份申请表，提交给财务部门审批。获得批准后，采购流程可以开始，管理层可以联系供应商。

但是，请求可能会因多种原因被拒绝，例如价格、订单大小或延迟提交。每个表格都概述了订单详细信息，包括提出请求的部门名称、公司地址、订货量、产品描述、供应商名称和位置、订单报价、预计交货日期。请求中提供的详细信息越多，会计团队就可以更好地协调采购。订单描述允许他们计划卸载和库存物品的后勤需求，所以需要采购审批管理系统。

为什么企业需要采购审批管理系统？

企业需要采购申请，因为它创建了一个易于为审计、税务和财务报告编制的书面记录。记录请求表也有助于：

简化采购流程

通过采购审批管理系统在起草和批准采购请求时建立层次结构，组织可以有效地协调采购。当概述了步骤、主管部门和所需表格时，该过程被简化并且更易于管理。

检测企业内的欺诈行为

采购审批管理系统在完成购买之前必须完成强制性步骤，使公司能够检测和防止欺诈活动。

提供更好的财务控制

采购审批管理系统为所有部门建立标准的审批流程，使公司能够全面控制超支。如果没有一套程序，组织可能会很快失去对资金的追踪和对费用的控制。

采购审批管理系统的步骤

1.确定公司的需求

当公司认识到对商品或服务的需求时，循环就开始了。第一步是确定需求是内部的、运行操作所需的材料，还是外部的、打算出售的物品。一旦确定了需求，财务部门就需要制定预算以进入下一阶段。

2.评估供应商

寻找供应商应依赖于他们满足公司价值和商品质量标准的能力。标准应包括制造商的生产数量、声誉、及时性、可靠性和客户服务。供应商还必须提供有竞争力的价格，以降低企业的采购成本。采购足够的供应商至关重要，因为它可能会导致双方互惠互利的长期关系。

3.协商价格并提交采购申请

一旦企业确定了供应商，双方必须就商品价格达成一致。这一步，称为承包，需要在涉及生产和交付的条款和条件上进行协作。只有在合同中列出了每个因素后，企业才能向其内部财务部门发送采购申请。财务顾问必须通过必要的程序并批准请求，然后才能最终确定订单。

4.下达采购订单

当公司最终能够从批准的供应商处购买货物或服务时，将创建采购订单。该订单是一份合同，在法律上约束企业和供应商遵守他们商定的条款。出于审计和跟踪目的，采购订单要么手动记录，要么使用订购软件创建。

5.收到发票并下最终订单

当供应商收到并审查公司的采购订单时，他们会退回发票。发票将描述产品、数量和价格，并注明最终付款的到期时间。如果企业与订单有任何差异，他们将有有限的时间联系供应商并进行更改。在设定的期限结束后，订单完成，生产开始。

6.支付货款并进行审核

根据约定的付款时间，公司将在交货前或交货后支付货款。一旦货物到达企业的设施，财务部门的应付账款团队必须检查发票并进行审计。该小组执行三向匹配审计，这是一个与采购订单、发票和交货说明中的数据匹配的应付账款流程。

7.更新记录

采购流程的最后一步是更新所有记录以包括来自审计、发票和采购订单的信息。准确的簿记至关重要，因为它可以减少季度检查的复杂性并避免库存差异。

什么是采购订单？

采购系统的下一步是检索采购订单(PO)。PO是起草并发送给外部供应商的文件。一旦采购申请被批准，表格将被指定一个采购订单编号，通常与申请匹配，并发送给供应商。PO发起交易并充当企业与供应商之间的合同。公司还应在其会计系统中归档所有采购订单，以供将来参考和审计。

就像采购请求一样，采购订单需要包含特定信息如供应商名称、订单详细信息、付款条件、发票、收件地址、订购单号码。采购订单也可以提交内部交易，当一个部门想从另一个部门采购商品或服务时。对于内部采购，必须提交跨部门采购订单以报告和监控交换，因为每个部门可能有单独的预算。

为什么企业需要采购订单管理系统？

根据经验，企业不应该签订口头协议，因为它可能会带来许多风险，例如误解或操纵。在采购订单中，所有协议规范都被阐明以提高透明度并避免采购差异，例如重复订单和付款问题。随着业务的扩展并需要可靠的跟踪系统来监控购买情况，这一点尤其重要。除了简化财务审计之外，PO还使公司能够捕捉到意外的价格上涨。如果供应商试图提高订单价格，采购订单会明确说明双方同意的费率。由于采购订单是具有约束力的合同，供应商必须遵守协议，否则将面临法律后果。记录在案的采购订单有助于保持组织的财务状况，便于查阅以前的订单并检查费用。它们还通过提供有关装运和交货日期的信息，帮助物流经理促进无缝订单检索。

使用采购订单管理系统的好处

对于处理大量订单的公司来说，采购请求和订单的物理文档可能会变得乏味。但是，企业可以使用采购订单管理系统自动化采购流程。采购订单管理系统解决方案可以监督采购流程，并以虚拟方式将企业与供应商联系起来，以简化采购订单。这减少了审批周期之间的等待时间，并防止表单丢失。数字文档可以最大限度地减少纸张浪费，并创建一个高效的归档系统，以便根据特定供应商、日期和商品轻松提取文档。采购订单管理系统甚至可以与现有系统（例如库存跟踪解决方案）集成，以促进数据共享。系统集成增强了信息控制，并确保每个部门都使用准确、实时的数据。

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