什么是电子采购系统 电子采购平台系统的流程

采购管理

· 2022-10-31

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采购管理系统

通过白码采购管理系统,帮助改进企业采购管理,缩短业务管理周期时间,减低企业采购成本,提升采购质量和现金管理水平,助力企业打造绿色智能供应链,并且自动记录供应商基本信息、履约情况、评估、等级等信息。

电子采购平台,是一个集“全方位的资讯服务+多效的采购交易平台+管家式服务”为一体的企业采购协同工作平台。

通过这个平台,采购企业可以发布采购信息,进行价格谈判,跟踪订单发货,评估供方绩效,分析采购策略,获取合作伙伴,了解市场行情信息等等。同时,供应企业也可以从中进一步降低销售、供应成本,享受供应商推荐,获得更多商机,提高企业运营效益。


什么是电子采购系统


电子采购系统背景

电子采购始于1980年代,当时开发了电子数据交换(EDI)。EDI允许在业务人员之间共享文件和文档,这在当时是革命性的。企业不再需要亲自发送文件,而是可以通过电子方式发送文件。在采购EDI的背景下,允许客户和供应商使用呼叫转发网络发送和接收采购订单和发票,最终被电子邮件取代。

1990年代后期,随着企业专门为供应商开发专门的在线目录,EDI得到了改进。现在形式的电子采购涉及与评估和选择供应商相关的活动,例如电子拍卖和电子投标,以及需要从这些供应商处购买的物品,包括电子订单和供应商目录。


电子采购平台系统的流程


电子采购系统的优势

电子采购为企业提供了显着的好处,下面列出了最常见的好处:

1、自动化繁重的任务

诸如拍卖订单和采购订单的文件管理、评估和选择供应商、价格谈判、同意和存储供应商合同等任务都可以在企业与其供应商之间实现自动化,以提高开展业务的速度,解放为其他任务增加人员

2、改进的采购工作流程

通过公司批准的目录控制最终用户自助服务和权力下放,以及更顺畅地处理员工申请(商品和服务的订购)和供应商付款

采购行为的可见性-电子采购将使企业了解其支出。这些数据非常宝贵,将帮助控制诸如不合规(或特立独行)支出之类的事情,确定供应商整合的领域,或利用购买力协商节省成本

连接到外部供应链和ERP-可以在ERP财务系统和供应链之间共享实时信息,以更好地全面了解供应商信息和供应商交易。


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电子采购系统基本流程

电子采购旨在简化常规采购流程。整个过程是自动化的,而不是手动执行诸如交换合同、发送招标文件和填写供应商入职调查表之类的事情。它还融合了采购和财务要素,以简化两者之间的运营。

以下是电子采购解决方案的关键组件:

供应商管理——指采购企业管理供应商的信息、互动、绩效和关系。供应商管理涉及全面了解整个供应商数据库的信息、交互和持续绩效。

供应商管理通常由两个要素组成——供应商关系管理系统(SRM)和供应商信息管理(SIM)。

采购与合同管理——详细说明企业在识别和采购产品或服务时所采取的端到端流程。采购与合同管理套件处理战略采购活动和管理合同,通常由电子采购(电子拍卖和电子投标)和合同管理组成。

采购-描述从供应商订购产品或服务到企业支付所提供服务的端到端流程。

采购由产品订购、供应商申请、预算授权、收货和发票处理组成。采购软件可提高整个采购生命周期的效率、节约、支出管理和透明度。

分析——企业中使用的大多数工具都使用某种分析平台,电子采购也不例外。通常,分析允许采购和财务专业人员查看整个企业的支出并采取纠正措施。这通常通过易于配置的仪表板来实现,为决策者提供做出明智决策所需的一切。

电子采购系统功能

电子采购的主要功能影响深远,可为公司的日常运营和供应链活动带来一系列好处。下面,我们列出了企业电子采购的主要功能:

自动化流程以释放资源并减少错误。

改善利益相关者和合作伙伴之间的沟通,以简化采购周期。

为所有采购活动提供单一平台,为利益相关者和经理提供一个集中管理和审计平台。

为供应商、管理层、利益相关者和合作伙伴提供实时更新,以及管理和存储采购数据的机会。

允许多个合作伙伴和利益相关者之间进行简化的谈判。

白码采购管理系统能从多维度综合评估供应商的品质。除了产品报价,还对供应商进行细分、资格评审、准入、分级管理,从源头上筛选出优质的供应商。同时围绕迟交率、拒收率、服务投诉、价格偏离、中标情况等指标,从交付、质量等方面帮助企业统计供应商绩效,多维度地管理和改进供应商交付情况。

系统不仅会准确追踪记录企业与供应商每次交易的客观数据,还会结合接收供应商产品与服务的用户对他们的主观绩效评估,帮你真正挖掘和保留优质的供应商。

目前已经有许多企业采用了像白码这样的电子采购系统,不仅降低了采购成本,还提高了采购效率,对杜绝采购腐败起到了十分积极的作用。