什么是采购管理系统 采购管理系统功能介绍

采购系统

· 2022-10-02

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采购管理系统

通过白码采购管理系统,帮助改进企业采购管理,缩短业务管理周期时间,减低企业采购成本,提升采购质量和现金管理水平,助力企业打造绿色智能供应链,并且自动记录供应商基本信息、履约情况、评估、等级等信息。

采购管理系统是现代企业在进行采购业务管理时所采用的有效工具,从本质上讲,是对采购物流和资金流的全部过程进行双向管控与跟踪,这从其核心功能模块的设置便可以看出,即采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理,以及质量检验管理等,以此实现用户企业获取获取利润。下面笔者对此进行阐述,希望能够为对此有需求的朋友提供参考或帮助。

什么是采购管理系统


采购管理系统实施背景

客观地讲,作为企业获取利润的重要渠道,采购环节是企业业务经营中核心环节,同时也是企业管理中薄弱环节,首先这个环节相对于企业中生产、库存、运输、销售以及财务管理等环节比较容易滋生多种暗箱操作,如以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、收受回扣等;同时也容易造成出现积压浪费等现象,因此,对采购全程的监控已经成企业决策管理中的重要一环,尤其是具有一定规模和发展年限的企业,更是严格管理采购,强化采购环节中风险控制,为后期的产品质量和经济效益提供强有力的保证。而采购管理系统便是最佳管理武器,一款实用性强,操作简单的企业采购管理软件不仅可以杜绝上述问题,还可以帮助企业完善物资供应信息管理。


采购管理系统软件介绍


采购管理系统实施流程设置

虽然市面上采购管理软件种类很多,如白码采购管理系统,但是从企业采购管理需求上看,系统的流程基本上相似,无外乎六大步骤,即采购方案的制定(确切地说是需要对外采购、采购什么、何时采购、采购多少)、采购计划的编制(即采购标的的质量和数量、采购方式、采购事件、潜在的卖方、主要合同条款等)、招标询价(获取卖方对采购需求的应答,如:报价书、投标文件等)、供应方的选择(按照既定的评价标准从报价(投标)的单位中选择一个或多个作为所需采购标的的供应来源,并签订合同。)、合同管理(签订合同履行,确保合法权利得到保障)以及采购的收尾工作(即督促落实采购结算、交接、索赔、保险、质保等采购合同终止事宜)。

从上述步骤中,我们可以清楚看到采购管理软件主要是根据企业实际采购需求和流程,进行优化为具备自身企业个性的信息化采购管理软件。这个过程要遵循相关制度,即供应商管理制度和采购管理制度,前者主要包含供应商的开发、调查、考核与管理等;后者则主要是企业采购几乎与预算管理、流程方法管理、价格与谈判管理、检验与品质管理以及后期的合同、委外加工、结算、成本控制与绩效等多方面的管理工作,总之,采购管理系统是一个高度信息化、规范化的企业管理软件。

采购管理系统主要功能

1.多途径采购功能

客观地讲,采购业务的需求来源有多种,有计划部门的主生产计划、物料投放需求计划,以及库存缺货而生成的需求;有为满足以销定购的工商业一体化业务需求;有根据长期购货合同确定的定期购货需求;有零星的购货需求等。采购管理系统提供根据计划、销售、仓库及采购自身需要等多途径采购功能。

2.订单管理

订单管理主要记录、跟踪和控制订单执行的情况,包括针对采购合同的执行,控制购货价格、折扣及数量。随时跟踪订单完成情况,控制订单的执行;根据实际补货情况追加执行订单,通过比较订单执行差异,以及通过业务和分析报表反映订单执行情况等。如果企业有集团内部的购销业务,还要包括集团内部购货或调拨订单的执行情况。

3.发票管理

采购发票具有业务和财务双重性质,发票的业务处理和控制是企业采购业务中的一个重要环节。采购发票与全部业务单据都有联系,与其与采购合同、付款单及预付单据联系紧密。采购管理系统提供增值税专用发票和普通发票管理,并与应付款系统实现发票共享。

4.购货质检管理

工业系统提供比较全面的质量检验管理,包括购货检验、完工检验和库存抽检3种质量检验业务。在采购管理系统中,为非免检货物提供检仓和送货流程。并根据检验结果确认入库货物,同时提供相关的业务查询报表。

5.供应商供货管理

供应商供货信息管理以购货价格为中心,完善地记录、控制并管理供应商的供货业务资料,包括对不同供应商、不同物料、不同数量段、不同币别的价格和折扣信息的详细记录,以及业务传递、自动更新及数据分析。

6.集团内部采购业务

在采购管理系统中,针对集团内部采购业务(包括工业企业和商业企业之间),可以通过两个方向的数据传递和两种分销业务的处理来实现。

7.业务流程设计

业务流程设计是按企业业务规范设计业务流程工具,是实现用户业务处理自定义的必要基础之一。在工业系统中实现系统自定义,即在系统设置的所有业务单据关联的路径中,用户可选择一条、多条或全部。系统将根据用户的设置进行相关控制,保证企业独特业务流程的需要。

8.业务资料联查

单据关联(包括上拉式和下推式关联)是工业供应链业务流程的基础,而单据联查即查看业务流程中的单据关系。采购管理系统中提供了单据、凭证、账薄和报表的全面关联及动态连续查询功能。

9.多级审核管理

多级审核管理是对多级审核、审核人、审核权限和审核效果等授权的工作平台,是处理业务单据时采用多角度、多级别和顺序审核管理方法。它体现了工作流管理的思路,属于ERP系统用户权限性质的基本管理。

10.代管和发运业务管理

代管和发运业务管理为代管物料专门代管仓,提供代管物料收、发和存的业务处理,并提供相关报表供用户查询和监控。此外,采购管理系统还专门管理货物发运业务。

11.物料对应管理

物料对应管理通过物料对应表来实现物料在用户与往来单位之间的对应管理功能。物料对应表是企业的重要业务资料,是供应商对应物料代码、名称表与客户对应物料代码、名称表的合称。在采购管理系统中,分别提供供应商和客户对应物料的代码、名称表。在单据和报表中,直接调用相应代码、名称,可供查询和显示,满足用户的对应业务需求。

12.系统参数设置

系统参数设置初始设置业务操作的基本业务信息和操作规则,包括系统设置、单据编码规则、打印设置、单据类型及各系统选项等,帮助用户把握业务操作规范和运行控制。同时,采购管理系统将ERP系统所有业务基础资料和必要的管理辅助资料汇总,然后统一管理和维护。

13.报表查询

该功能包括查询并使用采购业务报表、采购分析报表、万能报表和查询分析工具。采购业务报表是针对用户已经实现的业务处理,将所取得得业务成果进行筛选和分析,以综合反映企业采购业务的信息;采购分析报表分析采购流程中各项主要业务的处理结果和运作情况;万能报表和查询分析工具是一种自定义形式的报表,是方便用户根据自身查询分析需要制作自定义业务和分析报表的工具。

白码采购管理系统的特点

作为专业的企业管理软件开发平台,白码低代码平台主要采取低代码定制开发服务模式,整个系统采用白码低代码平台进行开发,根据企业个性化采购需求进行系统开发,主要致力于企业采购和库存管理,其特点显著,如自动形成采购订单、到期物料自动提醒、自动形成采购计划执行进度表、采购月度、年度报表、采购及时率;便捷地调整采购计划以及自动对供应商进行考核等,简言之,白码采购管理系统流程灵活,具备强大的自定义功能,完全实现采购全过程信息流、物流与资金流的全自动管理,而且系统价格低廉,是用户采购管理工具中的首选。

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