电子档案系统主要功能 电子档案管理系统基本功能

电子档案系统

· 2023-01-03

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​档案管理的信息化建设已经成一个备受关注的热点。企业,学校,政府单位等都需要对档案进行信息化管理,来适应当今社会的信息化、网络化发展趋势。

档案管理信息化,就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术,将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案,建立档案目录数据库,通过计算机网络设备的传输,实现信息资源的共享,以期获得最佳的工作效率。


电子档案系统主要功能


电子档案管理系统,是指把当前的档案信息录入电脑,在电脑中构建档案数据库,并把各种档案信息在电脑页面中显示,以方便用户的查询和借阅,实现对档案资源的科学、规范和有效的管理,为用户提供高效率的档案利用服务。电子档案管理软件具备可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长等特点。

电子档案管理系统功能介绍

1、档案类型管理:

可自由定义档案的管理类型及其架构,符合国家标准。

2、档案属性管理:

属性分为系统标准属性与可由用户自定义的附加属性,并可根据分类进行继承,并且可以调整自由匹配列表显示属性,实现客户对于不同类型档案(如实物档案和照片档案)属性管理的需要。

3、档案信息的采集:

提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能。

4、归档编辑功能:

文件归档编辑功能,综合档案的录入、纸质扫描文件的引入、电子文件的引入、批量录入、批量修改、综合档案表格打印等,在一个界面上,即可实现从文件到档案的全过程。

不同的用户可根据被授予的权限,在不同的文件管理分类中分散进行整理工作,亦可利用归档编辑功能实施集中整理,甚至根据管理需要,采用混合模式对归档文件进行整理,大大地提高了档案管理人员的工作效率和管理的灵活性。

5、权限管理:

针对不同管理对象(如不同的电子案卷)可采取不同的权限控制,提供使用权限以及接触密级权限的二维权限管理。

6、编号管理:

档案注册可自动生成归档编号、统计文件数及页数,完成档案归档

7、档案借阅申请:

当只有条目阅读权,但需要查看信息的内容时,可向该条信息的管理员申请借阅电子文档。

8、档案利用统计:

有权限的用户可随时对文档的利用情况、利用明细以及利用排名等信息进行可自定义事件、借阅人等范围的统计。不仅掌握文档资料的利用情况,还能统计文档的使用热度。

9、档案检索:

持按关键字搜索、限定属性的组合条件搜索以及全文搜索。

10、过期档案管理:

根据国家法规和行业规章,档案都是有保管期限的,超过保管期限的档案实体可以销毁。对于电子档案,超过保管期限时,可以注销,也可以删除,但如果存储空间许可,注销或转移保存更为可取。


电子档案管理系统基本功能规定


电子档案管理系统基本功能规定

1、为促进电子档案的科学管理,制定本规定,规范电子档案管理体系建设,明确电子档案管理体系的基本功能,确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

2、本规定电子档案管理系统 ,是指利用信息技术接收、整理、保存和提供电子档案的计算机软件系统。

3、本规定明确了电子档案管理系统(以下简称系统)的必要功能。系统建设应遵循先进、实用、安全、发展的原则。

4、适用于各级档案馆、机关、组织、企事业单位。

5、实现与其他系统的功能集成、数据共享和交换,应当开放系统结构。

6、电子档案管理系统功能应当具有可扩展性,应当在当前和可预见的时间内满足业务需求,并能够方便地扩展功能。

7、电子档案管理系统 应当灵活定义和部署支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构。

8、运行安全可靠,采用电子签名、数字加密、安全认证等技术手段,保存电子文件管理的关键业务流程记录,确保电子文件安全,防止非授权访问。