如何做好采购计划和库存管理

采购管理系统

· 2023-01-20

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采购管理系统

通过白码采购管理系统,帮助改进企业采购管理,缩短业务管理周期时间,减低企业采购成本,提升采购质量和现金管理水平,助力企业打造绿色智能供应链,并且自动记录供应商基本信息、履约情况、评估、等级等信息。

企业通过制定合理的采购计划和库存管理,可以有效提高采购计划的科学性、准确性和预见性,减少紧急采购,减低额外成本;提高采购工作的前瞻性,规避行情风险。企业应该从哪方面入手呢?

如何做好采购计划和库存管理

健全企业组织建设,保障采购管理计划有序实施

企业管理者要转变观念,强化计划管理意识,注重采购计划管理,制定完善的计划管理制度,确保采购管理的有效实施。同时,完善组织机构建设,建立专门的规划管理部门或人员,负责制定采购计划,实施和监督计划,形成完善的设计、管理和物流服务组织体系。为采购计划管理提供组织和制度保障。

加强采购计划管理的数字化转型

加强信息技术的应用,建立采购计划管理体系,实现采购计划端到端业务流程的在线闭环管理,提高采购计划的管理能力,降低协同成本。

如何做好采购计划和库存管理

采购管理系统,包括供应商管理模块、采购管理模块、库存管理模块、财务管理模块,提供了采购全生命周期管理的一体化解决方案。不仅可以帮助企业做好采购计划,还能帮助企业完美解决欠货和滞销的问题。以下是白码采购管理系统的四个模块。

如何做好采购计划和库存管理

采购管理模块

以往企业内部采购存在着难以解决的管理难点比如,采购环节多,复杂的过程中难以控制采购质量和价格;采购业务流程长,从采购需求、采购立项、采购招标、采购合同签订、采购订单执行管理难度大。文档管理难,过程中涉及的采购招标公告、合同签署、对账付款单等大量文件需以人工方式盖章签署,工作量大,效率低。

而白码采购管理系统中可以完成采购计划、采购需求申请、采购需求管理等功能,实现端到端的一站式服务。同时还配备有线上签章和电子签名环节,避免了线下人工签章方式造成的审批环节多,流程复杂,大大提高了企业内部员工的工作效率。

采用无纸化办公,过程中涉及的询价报价均可线上进行。采购员在采购管理系统中针对目标供应商批量发起询价流程,供应商在常用社交工作平台中即可收到询价通知,填写报价数据后,数据即可自动返回到统计表单中,同时系统自动汇总生成比价单。

库存管理模块

对于以往很多供应商仍然需要手写纸质发货单,贴在货物上送出,再通过电话、微信、邮件等方式通知客户发货情况,采购业务员收到货后需要手动将收货信息录入库存管理系统。由于发货单繁多,且每家供应商的发货单格式不同,采购人工录入时低效易错。

白码采购管理系统中,采购人员可线上进行采购收货、退换货的操作,降低了因为产品多而失误的可能性。并且对于产品库存也有详细记录。详细记录了产品名称、分类和库存等,便于采供双方及时查看库存,大大减少了库存风险。


如何做好采购计划和库存管理


供应商管理模块

以往企业业务没有那么复杂,相对来说供应商数量较少。而在如今数字化社会进程中,企业将面临着庞大的供应商队伍,如果没有一个完备的管理流程,那么效率是非常低下的。

1、供应商全生命周期管理

白码采购管理系统以其独有的申请、合作、考核、评级、优化、淘汰的对供应商全生命周期的标准化管理流程。让企业采购人员和供应商之间各环节的信息流转和协作过程全流程线上化,大大提高了采供协作的效率。

2、供应商绩效管理

白码采购管理系统详细记录各个供应商在协作过程中的行为情况,包括资质审查、交易金额、价格、产品质量检验评分、合同履行、售后服务等,企业设置重点项目评分和权重,建立定制评价模型,通过收集项目数据自动完成定期绩效评价。通过其独有的50%合格率+50%及时率结合算出供应商绩效总评,并为各个供应商按照绩效分为A、B、C三个等级。更全面更客观的评价供应商质量的优劣,便于企业做出更优质的选择。绩效考核完成后,采购人员还可以通过可视的绩效考核看板对供应商的资质进行评估,遵循优胜劣汰的准则。


如何做好采购计划和库存管理


财务管理模块

以往供应商队对账需要通过微信、邮箱等发给采购员,采购员审核无误后再盖章回传给供应商。整个流程繁杂,步骤多,耗费时间长。

采购管理系统中供应商选择对账周期即可自动生成对账数据,核对无误后一键发起对账;对账核对通过后自动回传到供应商;供应商可在线发起付款申请,采购核对金额审批无误后流程自动提交到财务,财务完成审批付款后,自动提醒供应商。简化了对账流程,提升效率。


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