费用报销管控的三个要点【费用报销管理系统】

费用管理

· 2022-11-16

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费用管理

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财务人员在进行费用报销管控时,多多少少会遇到一些棘手的情况。费用报销管控的要点是什么?这是很对财务朋友非常关心的一个问题,今天就给大家讲解一下费用报销管控的3个要点!

费用报销管控的三个要点

费用报销管理细则

1、要求员工把报销单上面的关键信息填写完整

那么报销单上的关键信息有哪些呢?不同的费用类型,关键信息不一样,比如交通费发票,火车票、机票、出租车票、嘀嘀打车票等,这些发票的关键信息是:什么时间,从哪里出发,到哪里去,干什么事情,这些关键信息写清楚,他的直属上级、财务人员等所有环节审批的人员都可以一目了然的掌握他为什么要报这个费用。

再比如招待费(餐费),关键信息有:什么时间,宴请什么人,参加人是谁,宴请对方的事由是什么,这些信息填写清楚,财务人员审核时你不需要再求证,基本没什么问题。

基本上,你只要要求员工把每一项费用的关键信息填写清楚,大体上就不会有什么问题。几乎有所虚假报销、套取公司资金的人,报销单都非常粗放、简单,关键信息忽略掉了,你基本无从求证他这笔费用的发生是否真实存在。

注意,报销单写得越简单,越容易有问题,这是规律。

2、重点控制无票支出

无票支出是员工报销的一个很大的问题,没有发票,首先为无票寻找替票会给会计账带来风险;其次,无票支出的报销,因为没有发票,财务人员很难判断这笔费用的真实性。所以,无票支出也是费用报销的难点。

无票支出可以从这样两点控制。

第一,对于所有无票支出,必须要求报销人提供原始单据,证明这项费用的真实发生,比如购物小票,收据,付款截图,网上购物截图等等,这样必然会给报销人带来一些操作的麻烦,但是这是唯一可以控制无票支出风险的手段,当然你也可以设置一定的门槛,比如100元以上的无票支出必须提供相关手续。

第二,对于正常情况能够获取正规发票的支出,但报销人无法提供正规发票,这种行为原则上应拒绝报销。比如出租车票、加油票、行政事业收据等,这些正常情况都能索取到发票,假如报销人提出是因为丢失、毁损等原因导致无法提供,那么原则上应该给予一定的惩罚,比如只能报销50%或者全部由个人承担。

如果没有适度惩罚措施,那么就会有人利用这个漏洞,时不时以丢失发票为由找其他票替代。

3、报销审核原则上要抓大放小,关注异常

不要对所有的报销都锱铢必较,不要在那些很小的金额上浪费时间,比如有人报销10元的交通票,你就不要纠结这10元是不是应该报了,也无需去核实真假了,因为金额小没有必要。重点要审核那些金额比较大的支出,以及关注那些可能存在异常的票据。

那么什么样的情况属于异常呢?比如招待一个不重要的人,餐费高达上千,而且只有两人参加,这就是不太正常。再比如,买一台同品牌、同样配置的电脑,网上只需要5000元,但是报销发票居然是1万元,这种情况你应该进行核实情况或必要的调查。是否异常很多时候要靠自己的常识以及自己掌握的实际业务情况来判断。

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