采购管理系统解决方案(企业采购管理系统软件)

与大多数战略性组织流程一样，采购管理影响公司内的所有领域，需要人员、系统、技术和纪律。作为回报，采购管理系统可以成为盈利能力差异的制造者。控制商品成本和正确数量的库存是实现客户满意度和组织发展的关键因素。

采购管理系统的必要性

在过去十年中，采购管理变得更加复杂，而且未来只会面临更多挑战，使用电子表格和便笺管理供应商和采购的日子不再是一种选择。有效的采购不仅仅是寻找供应商和发出采购订单——它是一个可以为组织提供巨大价值的过程，不仅从金钱的角度来看，而且通过以最低的成本采购最高质量、高需求的产品并制造确保这些产品有库存，并在客户需要时可供客户使用。虽然每家公司的具体采购和采购活动各不相同，但大多数已实施采购流程的企业这样做是为了改进预测、确定库存水平、处理和控制采购任务、监控供应商绩效并确定节省机会。

如果没有与库存管理和销售功能集成的高级采购工具，其中许多活动将非常困难，如果不是不可能的话。通过利用低代码技术，许多流程和程序可以通过警报和活动提醒实现自动化或管理，并提高整个公司的协作和可见性。

采购管理系统的功能

采购管理系统满足企业对产品的需求，因此在确定采购解决方案所需的功能时，这是一个很好的起点。

预测趋势分析

对于每种产品，必须回答有关需求的问题——应订购多少以及所需的细节、颜色和质量——才能正确购买。把这些问题乘以每一种产品，对于某些企业来说，这相当于数千个，而这项任务可能很困难。采购管理系统的预测和趋势分析有助于做出更好的购买决策，将趋势、季节性、促销和不断变化的营销条件考虑在内。

成本汇总分析

除了供应商报价之外，还有许多因素需要考虑。了解产品的真实成本或到岸成本对于评估供应商至关重要。此外，采购管理系统跟踪和汇总整个组织的支出可以发现利用供应商批量折扣的机会。

供应商表现管理

通过采购管理系统的供应商绩效分析获得的洞察力将有助于更好地规划、改进支出决策并实现更具成本效益的供应商管理流程。轻松访问完整的供应商历史数据，包括供应商公布的价格、最后支付的成本和交货时间，以便进行持续评估和建立新的供应商期望。

多币种转换

随着全球采购的日益普及，以多种货币进行交易的能力是国际购买（和销售）的必要条件。在每个国家/地区开展业务的成本不同，采购管理系统解决方案必须支持您的跨国定价策略和多币种转换。

快速创建订单

当库存水平达到预定的最低数量时，需要提醒负责的采购经理需要重新订购。采购管理系统订单的创建，无论是新的还是重新订购的，都应该快速而简单，并包括自动审批路由，这有助于减少未经授权的采购。此外，能够轻松地单独管理托运订单和特殊订单，从而保持库存数量和预测准确。

使用采购管理系统改善管理的步骤

采购管理系统如何帮助您的企业控制采购活动，并在此过程中节省资金并提高客户满意度？

1.确定支出发生的方式和地点

所有的钱都去哪儿了？无论企业规模如何，访问、组织和分析支出数据的能力都是成功管理供应链的关键组成部分。通过采购管理系统跟踪和分析支出发生的方式和地点，您将找到节省的机会，并更好地了解已购买的产品、销售的产品以及您当前供应商的表现。采购管理系统提供对供应商或供应商类型信息的轻松访问，例如现有库存的数量和价值、销售数字、销售收入数字、销售成本、周转率等。

2.了解您的供应商并设定供应商期望

在制定供应商期望和选择标准时，最好的起点之一就是回顾。过去，在您的产品中，您的供应商表现如何？他们多久按时交付一次？他们对您的要求的反应如何？支付的成本是否影响供应商的可靠性？如果您当前的供应商确实是最佳选择，采购管理系统可以确定哪些过去的结果是可以接受的，并制定供应商期望标准以评估未来的供应商。

3.了解真实的产品成本

供应链中可能会产生大量费用和开支，例如关税、税款、增值税、政府费用、海关、运费和保险，当这些费用和费用添加到产品的购买价格中时，可能会显着改变真实的产品成本。采购管理系统允许企业自动或手动捕获这些额外费用，无论这些成本在收到货物时已知，还是之后的某个时间。

4.做出更好的购买决定

在正确的时间以正确的数量购买正确的库存，可以使货架上的需求产品和客户满意。

知道如何做到这一点——这可能有点困难。采购管理系统的库存预测和趋势分析工具简化了确保您手头有足够的库存但不要太多的过程，以便在销售发生时完成销售——这可能因趋势和季节性而异。

5.通过识别过时或积压的库存来释放现金

企业最终库存过多或产品无法销售的原因有很多——由于担心潜在的销售损失而过度购买；从鼓励更大订单的供应商那里获得“交易”；无法预测客户需求或季节性；缺乏或遵守库存控制和库存管理流程。采购管理系统的工具有助于识别过时、滞销和陈旧的产品，这些产品可以转换为性能更高的库存、重定向到其他业务需求或转换为现金。

6.接收低库存警报

除了从销售中损失的收入和首先获得客户的成本外，客户现在正在购买您的竞争对手以寻找所需的产品。而且，如果下次购买时，他们打电话给他们而不是你怎么办？采购管理系统的低库存和推荐的重新订购条件警报让您知道何时达到预定的库存水平并且应该重新订购更多产品，让缺货成为过去。

7.简化采购流程

使用技术来简化采购可以节省时间，实施可以减少超支的控制，并使资源能够用于更具战略性的任务。从简化申请、报价请求和采购订单的创建，到自动化路由和审批，再到一键接收发货，采购管理系统可以节省时间并提高整个采购流程的准确性。

8.获得支出控制和政策合规性

您会看到它被称为从流氓采购到特立独行的消费，但阻止未经授权的采购可以显着减少仓库中过时的库存数量并节省资金。采购管理系统的系统控制使采购订单能够使用首选供应商根据预先制定的重新订购政策和程序创建。创建采购订单后，经理可以收到警报，让他们知道采购订单正在等待他们的审查。

9.自动跟踪订单日期

有时，即使是您多年来一直依赖的供应商也会在按时交付方面遇到困难。不幸的是，这些延误可能意味着您失去销售和不满意的客户。使用采购管理系统，会自动跟踪采购订单的预期交货日期，如果未按时收到货件，则会发出逾期货件警报让您知道。

10.衡量采购绩效

采购管理是企业盈利和成功的重要因素。保持低成本并确保按时交货直接关系到具有竞争力的价格和让客户满意的能力。采购管理系统的仪表板使持续的采购绩效监控成为日常业务运营的一部分，确保活动步入正轨且有效。从摘要到详细信息，关键的采购绩效指标都是实时可用的，提供一目了然的洞察力，并能够快速识别和解决问题。

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