费用管理系统解决方案

冰糖

· 2020-08-13

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费用管理系统

使用白码费用管理系统可有效解决财务难题,可线上及时设置预算,控制费用报销以及备用金领取、冲销、归还,防止工作堆积。

报告和报销费用的传统方式存在许多不必要的问题和风险。其中包括易于处理的物理收据和易于发生欺诈和错误的手动核对。为了减轻这些风险,大多数领先的公司都采用了费用管理软件。使用费用管理软件可以使费用报告者以及会计师和批准人的工作更加轻松。在当今的生态友好和高效的工作文化中,它是实现规模化的必备工具。

什么是费用管理?

对员工业务费用的报告、批准、支付和报销的管理称为费用管理。

企业经常会产生成本和支出来保持引擎运转和车轮转动。这些费用对于企业维持和扩大其运营和生产至关重要。随着公司的发展,支出的数量也随之增长。需要注意的是,投资企业的并不总是投资者,员工还会为维持业务运转而产生个人成本。

这些费用是公司欠雇员的。他们还负责以最小的努力尽快偿还。但是,为了补偿成本,员工应首先报告其业务费用。他们以费用报告的形式进行报告,列出业务支出,支出目的等等。然后这些费用报告将得到验证,批准和偿还。白码低代码

为什么费用管理很重要

有效的费用管理可帮助您的企业遵守税局的规定,增强员工体验,并提高组织的整体财务效率。

什么是费用管理系统

费用管理系统是一款可帮助员工管理和报告其业务费用的应用程序。此外,财务团队还使用它来管理报销、费用报告和差旅请求。费用管理系统可简化费用管理的各个方面,使与传统费用管理相关的风险最小化。您可以使用无代码开发平台来构建相应的费用管理软件。

它使企业能够接收和处理外出员工的业务费用报告。此外,它还会在报销费用报告之前进行检查。费用管理的基本要素保持不变,但是消除了人工提交和检查。对每个参与人员都产生了巨大的影响。

费用管理软件有什么作用

跟踪您的收据

以收据的形式提供业务费用证明是报告业务费用的重要步骤。费用管理软件为用户提供了多种上传,更新和提交其业务支出信息的方式。

  1. 用户可以在报告业务费用的同时上载物理收据或电子收据的图像,而不必收集并提交每张收据的物理副本。这样员工的工作变得轻松快捷,因为他们不必再担心管理实际收据。

  2. 所有业务收据都保存在统一的仪表板中,以便进行即时访问和跟踪。这对于批准者和验证者很有帮助,因为他们可以在单个平台上访问费用报告并提供每个雇员的证明,而无需收集大量的纸质收据。这也有助于定量和定性评估员工的支出趋势和模式。

实施差旅和费用政策

费用管理软件可自动执行策略检查和执行过程。它具有各种内置功能,可确保有效地跟踪和缓解违反策略的情况。

  1. 违反政策一经建立便立即对其进行检查。如有违反,指定人员将立即收到通知。

  2. 通过与公司信用卡计划集成,可以直接向雇主发送银行提要,以核对所报告的每笔卡支出。该软件将业务费用与报表匹配,并在不匹配的情况下提示当局。

  3. 费用管理软件使雇主可以自由添加和修改费用政策,以满足其要求和预算目标。这些配置定义了软件用来评估每个报告的费用索赔的参数。

  4. 如果报告的费用与政策不符,管理员可以决定违反政策的影响和后果。这有助于加强公司内部的政策合规性。

简化支出报告审批

一旦业务费用被上传,费用管理软件将对其进行审查,费用报告软件会对其进行审查并将其转发给相应的利益相关者。如果发现费用违反政策,则会通过标记费用并引起他们的注意来通知批准者和员工。

  1. 批准者可以调查和验证标记的费用,而不必在任何实际收据和保单文件之间来回切换。

  2. 该软件还说明了标记费用的原因,并确定了相关政策。这样可以加快验证和批准过程。

  3. 除加快流程外,费用报告软件还使流程更加灵活,并且可以适应策略和工作流程的更改。

  4. 它使管理员可以自由地设置批准工作流,以指定确定的或可取的验证和处理链。在违反政策的情况下,可以直接通知指定机构,而不会影响其余的工作流程。这有助于简化费用报告的调查和批准。费用管理系统

使用费用管理系统的优势

在当今瞬息万变的世界中,时间就是金钱。企业正在使每一项可能的任务自动化,以节省时间以赚更多的钱。费用管理也处于过渡阶段。许多公司正在切换到自动化费用管理系统,以加快和升级费用报告、批准和报销的过程。这样,他们可以享受动态自动化的优势,可以减少工作量和错误。

为什么要使用费用管理系统:

  1. 员工业务费用的报告与设备无关。这减少了收集和存储实物收据所涉及的繁琐的手工工作。

  2. 雇主和财务团队可以根据其业务需求自定义策略和批准工作流。这有助于他们记录和记录重要的业务发现。

  3. 大多数费用管理软件都可以与卡程序,会计软件和差旅管理系统集成,以包含差异。这有助于财务团队在一个平台上维护所有信息。

  4. 通过使用费用分析和过去数据的统计,雇主可以洞悉支出趋势。这有助于财务团队做出明智的业务决策。

  5. 自动化的费用管理软件可实时检查是否违反了政策,并自动将费用与银行提要对账。这不仅可以节省时间,而且可以确保所有欺诈性费用索赔都不会被忽略。

  6. 每个上载的费用报告均具有对所有已执行操作的数字审计跟踪。这有助于使支出准备就绪,可用于会计和审计目的。

  7. 用户可以个性化费用字段和用户字段,以确保系统在处理业务费用索赔之前具有所有必需的信息。这有助于简化公司内费用管理的整个过程。

选择合适的费用管理系统

费用管理系统不仅可以消除费用报告中涉及的风险和隐性成本,还可以简化整个过程。它还减少了您的员工和财务团队不必要的体力劳动。

自动化的费用管理系统是当今不断增长的业务所需要的。使用白码费用管理系统可有效解决财务难题,可线上及时设置预算,控制费用报销以及备用金领取、冲销、归还,防止工作堆积。可以肯定地说,在这个现代时代,费用管理系统是一种先进的工具,可以以合规且用户友好的方式帮助节省时间和资源。


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