实验室样品管理须知：流程、风险与LIMS系统应用

实验室每天都会接收和处理不同类型的样品。样品从进入实验室到完成检测，可能经过多个岗位和储存区域。如果缺少统一的编号和记录方式，后续查找样品或核对检测信息时就会比较麻烦。下面介绍样品管理中需要注意的问题，以及LIMS系统在样品管理中的应用。​​ ‍‍ ‍ ​​​ ‍ ‌‍ ‍​‌ ​‌‍

什么是实验室样品管理？

实验室样品管理是对样品接收、登记、标识、分配、检测、储存和处置等环节进行管理，涉及样品基本信息、检测项目、当前状态、储存位置及相关操作记录。

不同实验室接触的样品类型有所区别，例如，环境检测实验室需要管理水、土壤和空气等样品；食品检测实验室则需要处理食品原料、成品及相关留样。实验室应根据样品特点，明确接收条件、保存方式和处理要求。

每份样品都应有独立编号，并与委托信息和检测任务关联，方便工作人员查询和核对。

样品管理中有哪些常见风险？

样品管理过程中，比较常见的问题包括污染、误认、丢失和变质。样品采集、运输或处理时，如果容器没有正确密封，或者操作不规范，就可能发生外部污染或交叉污染。标签脱落、编号错误，则可能造成样品混淆。

样品数量较多时，如果没有及时登记位置和出入库情况，工作人员可能无法快速找到需要的样品。对于有保存期限或特殊温度要求的样品，还需要注意储存环境变化，避免样品降解。

实验室可以通过以下措施减少这些问题：

• 为样品设置唯一编号，使用清晰、牢固的标签或条码。

• 按照样品类型和检测要求制定接收、处理及储存规范。

• 记录样品转移、领用和归还情况，明确经手人员。

• 定期检查储存环境和样品状态，及时处理异常。

• 对样品管理人员进行培训，统一操作要求。

实验室样品管理有哪些规范要求？

不同实验室适用的行业标准和质量管理要求有所不同，具体需要结合检测领域及样品性质确定。日常管理通常需要做好以下记录：

样品采集与接收记录： 记录样品来源、采集时间、接收时间、样品编号和接收人员，必要时检查包装、数量及样品状态。

储存条件记录： 根据样品要求记录温度、湿度、保存期限和存放位置。对于需要冷藏或冷冻的样品，应做好环境监测。

样品流转记录： 样品在不同人员、岗位或区域之间转移时，应记录转移时间、经手人员和样品状态。

样品处置记录： 对检测完成后的留样、过期样品和待销毁样品进行分类管理，按照实验室规定办理相关手续。

这些记录应及时填写并妥善保存，避免事后补录造成信息遗漏。

如何利用LIMS系统管理实验室样品？

样品数量和检测任务增加后，依靠纸质台账或电子表格管理，需要花费较多时间登记、核对和查找信息。LIMS系统可以集中管理样品信息，并将样品管理与检测业务连接起来。常见的样品管理功能包括：

• 样品追踪：系统为每份样品建立独立档案，记录接收、分配、检测、转移和处置等信息。工作人员可以通过样品编号或条码查询样品状态和历史记录。

• 样品库存管理：按照样品类型、储存区域、保存条件和有效期进行分类，记录入库、领用和出库情况。管理人员可以查看库存，及时发现临近保存期限的样品。

• 操作记录与审计追踪：记录样品信息修改、人员操作和状态变化，保留历史记录，方便核对样品流转情况。

• 自动化工作流程：将样品接收、任务分配和检测处理等环节衔接起来，减少重复填写和人工传递。

• 数据集成：根据实验室需求与检测仪器或其他业务系统对接，减少检测数据重复录入，让样品信息与检测结果保持关联。

如何正确储存和查找实验室样品？

样品储存需要根据材料特性和检测要求选择合适的容器及环境。实验室应明确不同样品的保存条件，避免采用统一的储存方式。

存放时，应确保标签清晰，并按照类别、编号或储存条件进行分区。对于需要低温保存的样品，应放入符合要求的设备中，定期检查温度记录。

样品存放位置需要及时登记。发生转移、领用或重新入库时，应同步更新记录，避免系统信息与实际位置不一致。

此外，实验室应定期盘点样品，检查数量、状态和保存期限。发现标签损坏、样品异常或储存设备故障时，应及时处理并保留相关记录。

白码LIMS如何帮助实验室管理样品？

白码LIMS提供样品管理、检测流程、数据记录和报告管理等功能，帮助实验室集中管理样品信息，减少纸质台账和分散表格带来的重复工作。

实验室可以根据自身业务配置样品信息字段、流转流程和审批节点，将样品接收、检测任务及后续处理环节连接起来。工作人员可以查看样品信息和处理状态，管理人员也能通过系统记录查询样品流转情况。

对于样品类型较多、检测流程经常调整的实验室，还可以结合实际管理要求调整系统配置，让样品管理更贴合日常工作。