什么是采购到付款软件 采购到付款的八个周期

白码采购

· 2024-02-02

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采购管理系统

通过采购管理系统,直接线上提交需求申请,采购订单和应付等信息可视化管理,有利于管理人查阅分析数据,对采购管理起到监督和控制的作用。

采购到付款或购买到付款是组织购买有效运营业务所需的商品和服务所遵循的流程。

  采购到付款或购买到付款是组织购买有效运营业务所需的商品和服务所遵循的流程。采购到付款流程通常涉及:

  •   申请和审批流程

  •   采购订单提交

  •   商品收据

  •   以及发票处理和审批

  整个采购流程可以为改善企业的财务状况和运营效率做出重要贡献。然而,并非每个企业都有健全的程序来确保遵循这些步骤,或者执行或遵守与这些步骤相关的政策。这就是采购到付款软件的用武之地。在本文中,我们将分享对采购到付款流程的见解以及使用软件自动化和优化该流程的好处。

  什么是采购到付款软件?

  采购到付款软件,也称为P2P 软件,是一种自动化和简化采购到付款流程的技术解决方案。将采购到付款软件定义为“一种完全集成的解决方案,旨在支持端到端流程,该流程从商品和服务申请开始,到上传到应付账款系统的准备付款文件结束。

  除了核心电子采购功能(包括电子请购单、审批工作流程和电子目录管理)外,采购到付款解决方案还提供采购订单到发票的匹配以及发票不匹配或货物不匹配的处理。都被退回了。”对于任何正在扩展的企业,在正确的采购软件的支持下开发可靠的采购到付款流程,可以快速跟踪降低处理成本并提高购买力的路线,最终以最低的价格购买商品和服务。

  采购到付款周期的解释 - 由自动化提供支持

  1.了解您的业务需求

  采购到付款流程的第一步是确定业务和供应管理需求。这意味着了解组织的所有业务职能和部门定期需要什么才能做好工作,并相应地分配预算。有了这些信息,您就可以采取行动并依靠采购到付款管理软件来提供有效的采购控制和效率框架。

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  在适当的阶段,您可以利用您的解决方案提交采购申请,创建重复采购的采购模板,或与批准的供应商建立内部目录,以便可以轻松地重新订购必需品,并在物品用完并造成损失之前交付不必要的延误。此外,当您能够在采购到付款系统中跟踪资产的维护成本时,避免成本就很容易:知道何时需要更换而不是修理设备可以显着降低您的运营成本。

  2. 供应商选择

  在定义采购到付款流程时,了解以下内容至关重要:

  •   您从多少家供应商处采购

  •   你和他们一起花了多少钱

  •   哪些供应商为您的业务提供了最大价值

  借助可以从采购到付款软件检索的交易数据,您可以协商最有价值的合同,并利用入职和审批工具来确保支出只发生在这些表现最佳的人身上。与战略采购合作伙伴合作使您不必审查新供应商并评估其商品和服务的质量、速度、价格和可靠性。事实上,这种审查流程可占所有供应成本的 60% 之多。

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  3. 采购申请

  在确定您的业务需求以及您应该将间接支出分配给的供应商后,您需要确保建立健全的从申请到采购订单的流程,以确保所有支出都得到跟踪、批准,符合预算和政策。在尚未实现采购到付款流程自动化的组织中,采购申请通常是员工填写并提交以请求购买商品或服务的纸质文档或电子邮件。这些手动流程很难跟踪,并且由于积压和不在办公室的审批者而充满不准确和延迟。

  用自动请购功能取代这些低效流程将引入新的可见性、问责制和效率,并迅速阻止任何未经授权的支出活动。提交采购申请并不意味着任何人实际上都在购买任何东西。相反,他们只是通过请求内部批准来开始采购流程。

  用户可以上传支持文档来验证采购申请,并且数据会被集中化,以便在整个采购到付款流程中轻松访问。此外,价值较高的商品可能需要报价,这是采购付款软件通过协作工作流程和内部控制简化的另一项活动,确保您以最优惠的价格购买商品和服务。您可以授权所有员工从任何地点通过基于网络或移动应用程序提交购买请求。为他们提供负责任地消费的工具,同时确保主动的财务控制。

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  4. 采购申请审批

  每个请求都会自动通过定义的申请到采购订单周期进行路由,该周期会检查预算和政策合规性,并根据配置的规则和批准阈值进行升级。使用采购到付款软件,可以快速识别浪费或不必要的支出,并在产生任何成本之前拒绝他们的请求。拒绝的原因可能包括该请求:

  •   超出预算

  •   有不合规迹象

  •   来自未经授权的供应商

  •   太贵或商品和服务是不必要的

  •   或者如果缺乏足够的支持文档

  如果是这种情况,它将被路由回相关用户以提供更多背景信息、动机或其他文档。这个由自动化驱动的轻松流程让业务领导者高枕无忧,而工作流引擎则承担繁重的工作。通过采购到付款软件自动化的高效流程,您可以消除延迟和瓶颈,并将审批周期时间从数周或数天减少到仅仅几个小时。

  5. 采购订单生成

  接下来,根据批准的采购申请生成采购订单。采购订单是买方和卖方之间的合同,承诺买方支付将来交付的商品或服务的费用,而不需要立即付款。采购订单批准可确保所请求项目的合法性和准确性。它们可以由您的采购到付款软件自动生成,具体取决于所有必需的供应商数据和批准是否已得到满足。

  直接从系统向供应商发送电子邮件就像勾选复选框一样简单,每个活动、日期和时间戳都会记录在审计跟踪中,以便于访问和检索以进行审计或一般财务目的。为了提高流程效率,采购到付款软件使用户能够提交变更单请求以修改采购订单。这些请求与采购请求在同一审批轨道上传送,以减轻任何潜在风险。采购订单提交给供应商后,供应商可以批准或拒绝该订单,一旦获得批准,买方和供应商就会签订具有法律约束力的合同。

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  6. 接收

  在采购到付款流程的这一步中,将运送货物或提供服务。物品到达后,信息就会记录在系统中。如果采购订单和收货之间没有差异,发票将发送至应付账款部门。这就是采购和应付账款之间的协作是必要的。幸运的是,所有接触点都可以通过采购到付款软件进行简化和优化。

  7. 发票匹配与审批

  准确的采购到付款流程的一个重要组成部分是三向匹配。这只是指交叉引用您收到的供应商发票、您组织的采购订单和收据。这些也需要与交付的货物相匹配。更具体地说,三向匹配会比较以下信息:

  •   公司采购订单的描述、数量、成本和条款

  •   收据上显示的商品描述和数量

  •   供应商发票上的描述、数量、成本和条款

  手动比较这些记录可能会花费数小时的时间进行管理,尤其是在没有集中数据存储库的情况下,手动或纸质流程的情况下。采购到付款软件通过电子匹配功能和所有相关文档的集中可见性简化了此流程,因此您可以保证您的组织实现更好的异常管理,并避免重复发票和超额付款的风险。这些记录匹配后,发票将以电子方式捕获、批准并转至应付账款。

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  8、应付账款

  收到批准的发票后,应付账款团队根据合同条款处理付款。在审查采购到付款软件选项时,明智的做法是考虑能够与 ERP 或会计系统集成的解决方案。这样做可以确保您的记录准确且轻松维护,并且在财务系统发放付款之前所有预算和合规性检查均已到位。选择此类采购到付款软件将能够:

  •   提高准确性、应付账款效率并减少资源需求

  •   随着您的扩展和新技术的出现,支持 API 的灵活性可将新系统集成到您的采购到付款软件中

  •   加强采购和财务之间的协作

  •   确定支出趋势和节省机会,以改进预测、场景构建和预算构建

  •   更好地了解和控制组织的支出行为

  总结

  数字化采购到付款流程已被证实的好处不仅仅限于运营效率和成本控制优势。您可以通过改善供应商关系来获取更多价值,并通过为员工配备足够的技术来简化和快速跟踪其流程来提高士气。还在等什么?欢迎来白码官网亲自试用体验白码采购管理系统~


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