采购的六大流程和要点

采购管理系统

· 2023-01-20

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采购管理系统

通过白码采购管理系统,帮助改进企业采购管理,缩短业务管理周期时间,减低企业采购成本,提升采购质量和现金管理水平,助力企业打造绿色智能供应链,并且自动记录供应商基本信息、履约情况、评估、等级等信息。

采购是一个过程复杂且流程极多的环节,包括请购、询价、比价、议价、下达采购订单、交期管理、入库、对账、开票、付款。采购到底包含哪些流程呢?

采购的六大流程和要点

发现需求

采购的起点是发现需求。对于一般企业来说,采购产生于企业某一部门的具体需求。例如,办公室需要办公用品;实验室需要实验设备;生产部门需要原材料等。各部门负责业务活动的具体人员应清楚了解本部门的需求:需要什么、需要多少、何时等。为此,各具体部门应提出自己的采购需求计划,并在规定时间内提供给采购部门,采购部门应进行集中采购,以满足企业发展的需要。


采购的六大流程和要点


编制采购计划

采购计划,是指企业管理人员在了解市场供求情况、掌握企业物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购活动所进行的部署和安排。它包括认证计划和订单计划两方面的内容。采购计划有广义和狭义之分。广义的采购计划是指为保证供应各项生产经营活动的物料的需要而编制的各种采购计划的总称。狭义的采购计划是指年度采购计划,是企业计划年度内生产经营活动中所需要采购的各种物料的数量和时间所作出的安排。采购计划是企业生产计划的一部分,是企业年度计划与目标的组成部分。

选择供应商

供应商的选择是采购管理成功的关键因素。一个合适的供应商能提供合适的、高质量的、足够数量的、合理价格的、准时交货的物资供应,并具有良好的售后服务。而传统采购没有供应商监测系统,导致供应商的质量良莠不齐,当遇到商品质量问题时需要你在需求部门、财务部门、供应商之间协商解决,其中耗费的时间不言而喻。


采购的六大流程和要点


采购管理系统具有完备的供应商管理系统,将供应商的基本信息以表格的方式呈现出来,并配有供应商绩效评估系统。企业有具体的绩效评估指标,用户可通过评估结果,给供应商进行分级处理。通过完善的供应商考核系统,方便匹配最适合企业的优质供应商。从长期发展的角度考虑。通过供应商绩效考核,选择优质供应商进行大量、长期的合作,为采购打下稳定的基础。

拟定采购订单

采购订单计划是指在认证计划的基础上制定的实际采购清单。其主要包括以下几个步骤:

1、准备订单计划:(1)接收市场需求(2)准备订单环境资料(3)制定订单计划说明书

2、评估订单需求:(1)分析市场需求(2)确定订单需求

3、计算订单容量:(1)分析供应商资料(2)计算总体订单容量(供应商可供给的数量和到货时间)(3)计算承接订单量(供应商在一定时间内已经签约的订单量)

4、制定订单计划:(1)对比需求与容量,要考虑市场、销售和订单容量等要素,分析订单需求的可行性,必要时调整订单计划。(2)确定余量认证计划


采购的六大流程和要点


货物跟催

采购订单发送给供应商后,配送中心应跟踪或催货。有些企业甚至会有专职的跟踪和催货人员。跟踪是对采购订单的例行跟踪,以确保供应商能够履行货物运输承诺。跟踪也有利于及时发现采购中的问题,如产品质量、运输等。发现问题后,配送中心可及时与供应商沟通,尽快解决问题。催货是对供应商施加压力,使其更好地履行运输承诺。如果供应商不能很好地履行采购协议,配送中心应该采取相应的措施督促其按约完成。


采购的六大流程和要点

验收货物

许多配送中心都有专门的职能部门来验收货物。货物验收的基本目的是确保订单购买的货物实际到达;检查到达的货物是否完好无损;确保到达数量与订单数量一致;将货物运至指定仓库进行储存或转运。货物验收时,有时会出现货物短缺。这种情况可能是运输过程丢失造成的;也可能是运输数量不足;验收部门应向供应商撰写详细报告。

支付货款和更新记录

货物验收后,采购部门将按照采购协议向供应商支付货款。本环节主要注重发票审核。完成上述所有步骤后,对于完整的采购操作,最终更新采购部门的采购记录。这项工作是收集和归档与采购订单相关的采购部门文件副本,并将要保存的信息转换为相关记录。需要保存的记录主要包括采购订单目录、采购订单文件、采购商品文件、供应商历史文件、合同等。


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