中小企业的采购流程 采购管理是如何进行的

中小企业进行采购管理首先需要对采购管理流程有一定的理解，从发现采购需求——采购申请审批——选择供应商——货物跟催——验收货物——支付货款和更新记录。下面以采购管理系统为例，演示以下整个采购管理流程。

发现采购需求

采购的起点是发现需求。对于一般企业来说，采购产生于企业某一部门的具体需求。例如，办公室需要办公用品;实验室需要实验设备;生产部门需要原材料等。

通常情况下，企业中有采购需求时，各部门按需求提报采购申请单。各部门负责业务活动的具体人员应清楚了解本部门的需求：需要什么、需要多少、何时等。为此，各具体部门应提出自己的采购需求计划，并在规定时间内提供给采购部门，采购部门应进行集中采购，以满足企业发展的需要。企业采购人员可通过白码采购管理系统线上提交采购申请。

采购申请审批

采购部收到“采购申请单”后综合各方面情况，做出计划采购数，按权限范围规定，报相关领导审批。白码采购管理系统支持合同电子签名和电子签章，避免了线下签署繁琐的审批流程，大大提高了工作效率。

选择供应商

供应商的选择是采购管理成功的关键因素。一个合适的供应商能提供合适的、高质量的、足够数量的、合理价格的、准时交货的物资供应，并具有良好的售后服务。而传统采购没有供应商监测系统，导致供应商的质量良莠不齐，当遇到商品质量问题时需要你在需求部门、财务部门、供应商之间协商解决，其中耗费的时间不言而喻。

白码采购管理系统具有完备的供应商管理系统，将供应商的基本信息以表格的方式呈现出来，并配有供应商绩效评估系统。企业有具体的绩效评估指标，用户可通过评估结果，给供应商进行分级处理。通过完善的供应商考核系统，方便匹配最适合企业的优质供应商。从长期发展的角度考虑。通过供应商绩效考核，选择优质供应商进行大量、长期的合作，为采购打下稳定的基础。

货物跟催

采购订单发送给供应商后，配送中心应跟踪或催货。有些企业甚至会有专职的跟踪和催货人员。跟踪是对采购订单的例行跟踪，以确保供应商能够履行货物运输承诺。跟踪也有利于及时发现采购中的问题，如产品质量、运输等。发现问题后，配送中心可及时与供应商沟通，尽快解决问题。催货是对供应商施加压力，使其更好地履行运输承诺。如果供应商不能很好地履行采购协议，配送中心应该采取相应的措施督促其按约完成。

验收货物

许多配送中心都有专门的职能部门来验收货物。货物验收的基本目的是确保订单购买的货物实际到达;检查到达的货物是否完好无损;确保到达数量与订单数量一致;将货物运至指定仓库进行储存或转运。货物验收时，有时会出现货物短缺。这种情况可能是运输过程丢失造成的;也可能是运输数量不足;验收部门应向供应商撰写详细报告。

支付货款和更新记录

整理、统计各类货物到货的各种书面资料和数据。货物入库之后，就要实施对账与付款，对于流程要进行监督与跟踪。双方需要建立采购信誉，对于付款这种问题 ，绝对不可以推迟拖延。

以上就是中小企业的采购流程及管理制度，达到提高公司的采购效率、降低采购成本、明确采购岗位职责、规范采购流程监管采购工作的作用