中小企业的采购流程 采购管理是如何进行的

采购管理系统

· 2023-01-23

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采购管理系统

通过白码采购管理系统,帮助改进企业采购管理,缩短业务管理周期时间,减低企业采购成本,提升采购质量和现金管理水平,助力企业打造绿色智能供应链,并且自动记录供应商基本信息、履约情况、评估、等级等信息。

在众多的中小企业中,采购依然只是生产环节的一个附属职能。在中小企业采购、生产以及销售三个环节中,采购对企业发展的重要性往往被管理人员忽视。那么中小企业的采购是如何进行采购管理的呢?

中小企业的采购流程 采购管理是如何进行的


中小企业进行采购管理首先需要对采购管理流程有一定的理解,从发现采购需求——采购申请审批——选择供应商——货物跟催——验收货物——支付货款和更新记录。下面以采购管理系统为例,演示以下整个采购管理流程。

发现采购需求

采购的起点是发现需求。对于一般企业来说,采购产生于企业某一部门的具体需求。例如,办公室需要办公用品;实验室需要实验设备;生产部门需要原材料等。


中小企业的采购流程 采购管理是如何进行的


通常情况下,企业中有采购需求时,各部门按需求提报采购申请单。各部门负责业务活动的具体人员应清楚了解本部门的需求:需要什么、需要多少、何时等。为此,各具体部门应提出自己的采购需求计划,并在规定时间内提供给采购部门,采购部门应进行集中采购,以满足企业发展的需要。企业采购人员可通过白码采购管理系统线上提交采购申请。

采购申请审批

采购部收到“采购申请单”后综合各方面情况,做出计划采购数,按权限范围规定,报相关领导审批。白码采购管理系统支持合同电子签名和电子签章,避免了线下签署繁琐的审批流程,大大提高了工作效率。


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选择供应商

供应商的选择是采购管理成功的关键因素。一个合适的供应商能提供合适的、高质量的、足够数量的、合理价格的、准时交货的物资供应,并具有良好的售后服务。而传统采购没有供应商监测系统,导致供应商的质量良莠不齐,当遇到商品质量问题时需要你在需求部门、财务部门、供应商之间协商解决,其中耗费的时间不言而喻。


中小企业的采购流程 采购管理是如何进行的


白码采购管理系统具有完备的供应商管理系统,将供应商的基本信息以表格的方式呈现出来,并配有供应商绩效评估系统。企业有具体的绩效评估指标,用户可通过评估结果,给供应商进行分级处理。通过完善的供应商考核系统,方便匹配最适合企业的优质供应商。从长期发展的角度考虑。通过供应商绩效考核,选择优质供应商进行大量、长期的合作,为采购打下稳定的基础。

货物跟催

采购订单发送给供应商后,配送中心应跟踪或催货。有些企业甚至会有专职的跟踪和催货人员。跟踪是对采购订单的例行跟踪,以确保供应商能够履行货物运输承诺。跟踪也有利于及时发现采购中的问题,如产品质量、运输等。发现问题后,配送中心可及时与供应商沟通,尽快解决问题。催货是对供应商施加压力,使其更好地履行运输承诺。如果供应商不能很好地履行采购协议,配送中心应该采取相应的措施督促其按约完成。

验收货物

许多配送中心都有专门的职能部门来验收货物。货物验收的基本目的是确保订单购买的货物实际到达;检查到达的货物是否完好无损;确保到达数量与订单数量一致;将货物运至指定仓库进行储存或转运。货物验收时,有时会出现货物短缺。这种情况可能是运输过程丢失造成的;也可能是运输数量不足;验收部门应向供应商撰写详细报告。


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支付货款和更新记录

整理、统计各类货物到货的各种书面资料和数据。货物入库之后,就要实施对账与付款,对于流程要进行监督与跟踪。双方需要建立采购信誉,对于付款这种问题 ,绝对不可以推迟拖延。


中小企业的采购流程 采购管理是如何进行的


以上就是中小企业的采购流程及管理制度,达到提高公司的采购效率、降低采购成本、明确采购岗位职责、规范采购流程监管采购工作的作用


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