供应商管理系统可以规避哪些采购风险

采购管理系统

· 2023-06-15

阅读量28315

采购管理系统

通过白码采购管理系统,帮助改进企业采购管理,缩短业务管理周期时间,减低企业采购成本,提升采购质量和现金管理水平,助力企业打造绿色智能供应链,并且自动记录供应商基本信息、履约情况、评估、等级等信息。

采购是企业经营中的一个核心环节,是企业降低成本、获取利润的重要来源。传统采购模式,主要依赖于经办人的专业能力和职业素养,从业门槛高,还会伴随审计不合规的风险。

随着互联网技术的发展,越来越多企业开始重视采购板块,并通过供应商采购系统将采购流程线上化、透明化、节点化,重点预防和控制采购风险


https://pan.bnocode.com/project/62dfc125b702df15e7988dba/attachment/20230615/1686817092947_%E8%B4%A2%E5%8A%A1%E7%AE%A1%E7%90%86%E8%BD%AF%E4%BB%B62.png


企业采购会遇到哪些风险

事实上,每家企业采购流程并不完全相同,但采购流程大体可以分为采购计划制订、采购审批、供应商选择、价格咨询、采购招标、合同签订与执行、订单处理、货物验收、核算付款、发料使用等10个环节。

在采购过程中,由于链条长,节点多,各个环节会受到不同因素的影响,出现不同的风险。经过汇总分析,我们可以将采购风险分为两类:外部风险和内部风险

外部风险,与供应商协同过程相关

比如供应商原因导致的无法按时交货、质量不稳定、货不对板、以次充好、包装不当导致运输破损、丢件或损坏,以及供应商暂停供应、临时无预警涨价,企业找不到替补供应商等等;

内部风险,源于采购计划、步骤管理不严

比如采购计划没有合理规划,导致采购数量、运输计划、使用计划等与目标发生较大偏离;在合同方面日常管理混乱,物料出现问题时,无法第一时间溯源核对。在库存管理方面没能信息同步,造成储备过多,物料积压,使公司大量资金沉淀于库存中等等。


https://pan.bnocode.com/project/62dfc125b702df15e7988dba/attachment/20230615/1686817701308_%E9%87%87%E8%B4%AD%E7%AE%A1%E7%90%86%E7%B3%BB%E7%BB%9F.png


数字化采购系统帮助企业规避风险

相比于传统采购,数字化采购发挥的价值在于其能够最大化的信息共享、采购全流程记录留痕、线上协同提高效率,以及缩短寻源到合同、结算执行流程,前瞻性的供应商管理。

那么,在风险与合规方面,数字化采购是如何通过流程控制,实时“预见”采购风险的呢?

1.信息互通,实时决策

任何一个正确的决策都是基于在信息充分的基础上,信息的充分掌握,可以提高决策方案的正确度,减少决策不正确的可能,降低决策风险。通过白码数字化采购系统,企业可以建立全局统一的数字化管理,实现一站式管理。

比如寻源项目中,供应商的选定必须要在掌握资源状况、市场价格,以及了解供应商资质、生产成本等信息的基础上来完成。同时,不管是需求方还是管理层都可以随时查询采购进度以及价格、供应商信息等相关内容,大大缩短企业内部获取信息的时间,减少因为沟通带来的信息差,让领导以及相关业务人员快速配合做出决策。

再比如在库存管理方面,企业采购方通过白码采购管理系统共享采供双方的需求信息、产能与交付信息等,通过信息互通,让供应商每笔来料都能准时、准确、可控,实现按需配送,降低企业仓储积压的可能。


https://pan.bnocode.com/project/62dfc125b702df15e7988dba/attachment/20230615/1686818070119_%E9%87%87%E8%B4%AD%E7%AE%A1%E7%90%86%E7%B3%BB%E7%BB%9F%E6%8F%90%E5%8D%87%20(1).png


2.风险预警,及时管控

采购的基础职责,就是保障供应安全,防止因后方供应链出现质量或交货风险,影响企业生产和经营。因此,专业采购需要时刻关注各种与风险有关的信息资料,但采购人员工作内容繁杂,通常很难实时关注风险信息。

白码采购管理系统,将供应商资质审核纳入供应商风险管理范畴。当供应商出现资质临期、法人、经营商品、工商数据变更时,及时系统预警,辅助采购人员多维度完成市场调研,为确保供应商供应提供更多保障;

其次,为了保证供应,企业还可以通过支出宝设置实时库存预警,结合采购周期,提醒企业人员及时完成补货采购,确保及时供应,安全库存,降低企业采购供应链管理风险。

3.明确审批节点,让采购过程透明可控

采购流程链条长,节点多,每个节点都有可能存在风险。因此,想规避采购风险,不仅要确保流程中资料留痕以及可追溯性,职责分离也同样重要,把工作拆分到各个相互制约和合作环节中,避免不合规的情况发生。

在白码采购系统中,企业采购将以PO单为基准,一个环节完成后触发下一个节点,激活节点权限,采购过程中人工无法干预,从而规避传统采购中可能出现的不合规环节。同时,节点明确,责任到人,对于企业来说,也省去很多审计和复查的麻烦。

4.建立稳定的供应渠道

在企业采购的风险类型中,内部风险,可以通过内部流程优化来解决,对于外部风险,与供应商建立良好的合作关系,建立优秀供应商资源池是关键。

通过支出宝,企业可以通过对供应商生命周期管理,快速建立优选供应商资源池,即使当前供应商出现问题,也可快速启动备选供应商,应变自如。


https://pan.bnocode.com/project/62dfc125b702df15e7988dba/attachment/20230615/1686818056059_%E6%95%B0%E5%AD%97%E5%8C%96%E9%A1%BE%E9%97%AE1%E5%AF%B91%E6%9C%8D%E5%8A%A1.png


白码采购系统是一款专注于企业采购管理解决方案,它可以帮助企业规避采购风险。提供了全流程的采购管理功能,包括采购计划、采购订单、采购合同、供应商管理等,可以帮助企业对采购流程进行全面管控,避免因采购流程不规范而带来的风险。

白码采购管理系统提供了供应商评估和风险管理功能,可以帮助企业对供应商进行全方位的评估和管理,避免因供应商不合规或存在风险而带来的损失。此外,我们的系统还支持数据分析和报表功能,可以帮助企业对采购数据进行深度分析,发现潜在的风险和问题,及时采取措施进行处理。

推荐软件
更多

在线CRM

9521次安装

ERP系统

7529次安装

资产管理系统

7361次安装

lims实验室管理系统

6713次安装

联系我们
售前咨询电话
020-88520693
意见箱 · 建议反馈
您的宝贵建议,使白码更完美!
微信扫码添加白码小助理
返回顶部