企业ERP对于采购来说足够敏捷吗 选择采购软件时需要考虑的两个特性

ERP系统

· 2024-02-11

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采购管理系统

通过白码采购管理系统,帮助改进企业采购管理,缩短业务管理周期时间,减低企业采购成本,提升采购质量和现金管理水平,助力企业打造绿色智能供应链,并且自动记录供应商基本信息、履约情况、评估、等级等信息。

采购是一项关键的战略性业务职能,能够影响企业的盈利能力。每个公司必须面临的关键决策之一是选择ERP采购模块还是专用采购工具。

  

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      随着不断变化的业务需求以及混合和远程操作模式,许多组织正在选择特定于采购的平台,这些平台可提供快速部署、移动性、可扩展性、可用性、价值实现时间以及有效覆盖所有采购需求,从而实现在整个采购过程中易于维护的策略。在比较这两个选项时,重要的是要考虑哪个平台将为您的业务带来最大价值并支持数字化转型、效率、风险管理和成本控制。

  您的 ERP 对于采购来说足够敏捷吗?

  选择现有 ERP 的附加采购功能似乎是阻力最小的途径,但对于可以推动业务增长和弹性的具有战略意义的重要功能来说,这通常不是最佳决策。第一个原因是 ERP 不是为采购而设计的。事实上,它们并不是为最终用户设计的。他们的核心软件组件(如客户关系管理、财务和会计、人力资源、供应链管理等)是为了帮助后台管理其所有资源而创建的。然后,随着组织规模的扩大,它们被推向最终用户,作为必然和自然的发展。

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  这解释了为什么 ERP 功能在处理复杂的采购流程时存在不足。他们缺乏有效分析数据、确保成本控制和节省成本所需的灵活性和用户体验。虽然存在优化模块的选项,但定制成本过高,坦率地说,不值得。即使制定了实施新模块的策略,ERP 实施仍有 67% 的情况会失败。由于以下一种或多种原因,企业将其 ERP 实施归类为失败:

  • 从长远来看,其成本超出预期

  • 完成 ERP 实施所需的时间比预期要长

  • ERP实施未达到预期效果

  最后,虽然这两个选项可能提供类似的功能,但另一个重要的考虑因素是如何提供这些功能。例如,许多企业可能已经拥有具有基本采购功能的 ERP 系统。然而,项目发起人和 IT 部门会发现自己不断提醒员工使用它。为什么员工没有直观地使用该工具来完成他们的采购请求?

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  缺乏直观的用户界面、方便的移动应用程序以及定义员工角色和职责的简化的多级工作流程的采购工具将难以推动健康的采用水平。采用是任何软件投资成功的决定因素。因此,采购更加用户友好的第三方云采购系统可以通过流程和支出优化提供更具战略性的业务成果。让我们探讨一下附加功能的一些常见陷阱。

  成本高

  为企业或代表企业采购商品和服务不仅发生在采购部门,这些活动还延伸到组织的边缘。为每个用户或部门购买 ERP 许可证成本高昂,并且会带来额外的障碍,例如让非财务用户采用复杂的 ERP 流程。

  用户体验差

  当一家公司拥有多个分支机构或部门不断增加的地点时,采购可能会升级到难以管理的程度。如果没有一个框架通过内部政策、预算控制和审批工作流程来指导和跟踪个人用户的支出活动,支出可能会飙升并侵蚀您的利润。用户体验不佳的 ERP 插件将导致用户和供应商滥用该平台,或根本不使用该平台。这给内部采购团队带来了大量的低价值、非战略性工作,因为他们花费大部分时间来纠正采用不当的后果。

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  有限的采购职能

  虽然 ERP 解决方案提供附加采购模块或功能,但它们可以满足非常基本的支出管理需求。如果您正在寻找简化采购申请、费用和审批管理的方法,您的 ERP 可能还不够。选择具有成本效益且可扩展的解决方案,有权访问您的采购解决方案的用户越多,就能实现更多的责任和管理支出。

  灵活性低

  ERP 非常适合连接财务、会计和人力资源职能并提供有效的数据存储库。然而,在采购所需的灵活性方面,它们还不够。ERP 系统并不总能提供公司所需的透明度。并非所有 ERP 系统都能够对复杂的成本分配进行分类或涵盖。能够按类别(从部门、预算和供应商,一直到用户级别)分析支出,让您有机会发现节省的机会。

  供应商管理就是一个很好的例子。尽管您的 ERP 系统数据库中可能有数千条记录,但您能够从这些记录中提取战略信息吗?借助最佳采购工具,您应该能够发现:

  • 供应商的价格变化

  • 供应商花钱来提高你的谈判地位

  • 供应商多元化进展

  • 进行分析以整合授权的高性能供应商列表

  借助基于云的采购工具中增强的可见性和嵌入式分析,您可以创造更多价值、更具战略性并增加节省。

  节省时间

  最后,如果 ERP 模块总是让您的团队落后两三步,或者很难向所有员工推广,那么 ERP 模块就没用。例如,如果请求者必须通过电子邮件发送或填写表格并将其交给超级用户(其角色是提交所有请求),这将为想要购买商品或服务的员工创建一个额外的步骤。这种协调会浪费时间并增加员工执行不合规购买的机会。

  或者,请求者甚至可以利用自由格式的请求,而不指定他们的确切商品和供应商,让买家进行额外的手动工作来寻找最佳购买。如果无法避免此类情况的发生,采购员可能会花费80% 到 90%的时间来指定、更正和重新提交其他人的申请。再次降低了他们从事为其组织增加价值的战略活动的能力。

  选择采购软件时考虑敏捷性和可访问性

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  白码采购软件为您的企业提供继续照常开展业务所需的移动性,同时提供一个框架来指导采购决策并保持成本意识的支出文化,无论您的团队在哪里运营。通过让您的员工访问移动采购应用程序,您可以告别外出延误、审批瓶颈、收据丢失和欺诈支出。

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