合同管理系统解决方案

冰糖

· 2020-08-27

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合同管理

白码合同管理系统应运而生,所有合同信息线上统一管理,自动统计合同金额、记录合同的违约信息、索赔信息、和开票信息等。

合同管理软件旨在在企业与其他方之间创建,管理,跟踪,存储,保护和发送合同及其他关键文档。但是,仅仅知道什么是合同管理软件并不能保证您最终会找到满足您独特业务需求的最佳解决方案,我们将为您介绍如何选择合适的合同管理系统。

什么是合同管理?

合同管理是指某人负责管理员工或供应商或其他方的合同。管理合同是一种被忽视的管理形式。合同管理是管理合同创建,执行和分析的过程,以最大限度地提高组织的运营和财务绩效,同时降低财务风险。组织在降低成本和改善公司绩效方面面临越来越大的压力。合同管理被证明是业务中非常耗时的元素,这促进了对有效,自动化的合同管理系统的需求。合同管理系统

合同管理系统用于管理法律合同的创建、协商、签名、续签和数据分析。它使业务团队能够从一个统一的工作空间大规模自助服务,达成协议并管理常规合同。现在,涉及承包商的大多数复杂项目都使用合同管理软件,而不是依靠纸质合同的手动管理。它已成为跟踪涉及成本的多个活动的必要工具,并且对于自动化管理、确保合规性、监控风险、运行报告和触发警报特别有用。除了这些类型的功能外,合同管理软件系统还为员工提供了一个集中式存储库,使员工可以在一个地方快速访问所有合同。将合同存储在多个位置可能会延迟和中断合同过程。合同管理软件可以通过无代码低代码开发平台自主开发,也可以选择个性化定制开发服务,无论哪种方式都可以满足需求。

合同管理系统的功能

公司的合同管理系统不仅列出了这些重要的细节,而且还控制了公司卖方可能无法正常运行的风险。合同管理系统的功能包括:

· 存储公司的标准化合同

· 一个核心工作流管理系统,用于促进和管理新合同的草拟和执行。

· 适应供应商关系及其交互的灵活性

· 包含供应商应达到的里程碑的日历

· 检查清单以管理合同生命周期内的信息和活动

· 合规性监控

· 警报以指示预期行为的变化

· 商定的交付时间表和跟踪它们的能力

· 每个产品线和供应商的价格和预算。

· 记录存托凭证以保存公司使用的实时合同和标准合同。

· 事件管理的任何问题。

· 要求主管部门应对合同的任何不遵守情况。

· 提案请求(RFP)管理,包括:基于模板的创建。交互式和动态工作流管理的创建。贯穿整个生命周期的结构化RFP管理。

· 合同管理,包括:基于模板的创建。交互式和动态工作流管理的创建。贯穿其生命周期的结构化合同管理。

· 将显示哪些合同的管理信息:具有最大的潜在风险,管理成本高昂,价值最大,即将续约,管理时间过长。

合同管理系统的优点

当公司达到足够的规模或增长阶段时,它们通常会在合同管理上进行投资,这意味着合同数量正在失去控制。此处风险迅速增加,因此是控制流程的好时机。

以下是实施合同管理系统的一些主要优点:

优点一:更快

根据末模板修改比从头开始编写文档要快。数字化而不是每次手动完成,则整理多个个文档的速度要快得多。无需物理合同涉及的手动流程、协作、协商和签名都可以更快地进行。

优点二:协作

您的新雇主向您发送了一份合同。您想接受,但是开始日期错误。您必须给他们打电话;他们在Word doc中进行更改,将其导出为PDF,进行打印,将其发送到帖子中,几天后到达。但是他们误记了您的地址。我们又去了。使用合同管理软件,各方可以立即对实时文档进行更改。

优点三:可共享

文档准备就绪后,无论是需要审核的同事还是需要签名的交易对手,都可通过电子邮件将其链接发送给相关各方。

优点四:可搜索

在数字系统中存储和管理合同意味着可搜索性的水平,与手动处理相比可节省大量时间。在几毫秒内通过数字方式找到具体结果显然比在文件柜中寻找线索更可取。

优点五:安全性

以往,一份敏感的合同的安全程度往往取决于它被锁在里面的文件柜。合同管理系统通常使用加密和复杂的网络安全技术将所有合同安全地锁定在多层密码后。最好的解决方案具有极其强大的防御机制,可确保数据安全。

优点六:定期备份

由于不可预见的事件(例如火灾和洪水),实物合同也容易遭受损失或破坏,这可能会使当事方不确定其权利和义务。合同管理系统解决方案可以无限期地存储文档,并定期对其进行备份,以消除丢失的风险。

优点七:可扩展性

如果您每月需要10个销售协议突然变成500个,那么您需要做的最后一件事就是法律上的瓶颈。用户依赖合同管理软件,因为他们可以快速增加自己创建的合同的数量,而无需额外的人员或预算。解决方案需要易于采用才能成功扩展。合同管理软件

优点八:全球性

在世界范围内达成协议是企业不再需要承担的商业成本。现在,用户可以立即使用合同管理软件,与世界另一端的客户取得服务供应商协议,无论用户身在何处,都可以共享和协作获取法律文件。

优点九:无限性

一家公司可能需要保留成千上万的合同,这个合同数量只会随着时间的推移而增长。合同管理软件意味着此存储问题是一个云存储,而不是仓库采购。查找合同也很容易,而不必从地下室发掘出实际副本。

选择合适的合同管理系统

企业在不断的发展过程中,随着业务量的累积,签订的合同数量逐渐增多,需要人工处理大量的合同信息,如果仍然用传统方式管理合同,会导致一系列的问题,员工的工作效率低,翻查合同信息过程麻烦,阻碍企业的发展。白码合同管理系统应运而生,所有合同信息线上统一管理,自动统计合同金额、记录合同的违约信息、索赔信息、和开票信息等。通过使用此管理系统,您可以轻松管理所有合同文件,跟踪支出,协商更好的交易以及减轻财务风险。其他有益的结果包括有机会消除过多的库存,提高合同合规性以及团队效率。

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